KSeF - Krajowy System e-Faktur od 2026 roku obowiązkowy

Krajowy System e-Faktur wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to rewolucyjne rozwiązanie, które zmieni sposób wystawiania i przesyłania faktur w Polsce. System ten stanowi ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy będą mogli wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Choć obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, od 2026 roku stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników, co oznacza fundamentalną zmianę w sposobie dokumentowania transakcji gospodarczych.

Ministerstwo Finansów zapowiada, że przedsiębiorcy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur uzyskają dodatkowe korzyści podatkowe, co ma zachęcić do wcześniejszego wdrożenia tego rozwiązania. System KSeF ma na celu centralizację procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca, co znacznie uprości procesy księgowe i kontrolne.

Czym jest Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to zaawansowany system komputerowy, który umożliwia generowanie i udostępnianie strukturalnych faktur elektronicznych w formacie XML. Głównym założeniem KSeF jest stworzenie centralnego miejsca, przez które przepływać będą wszystkie faktury wystawiane między przedsiębiorcami. System ten łączy w sobie funkcje wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Podstawową funkcją KSeF jest integracja z systemami fakturowania i księgowości przedsiębiorców. Dzięki temu faktury sprzedaży mogą być przesyłane bezpośrednio przez ten system, a systemy księgowe mogą automatycznie odbierać faktury kosztowe, które już przeszły przez KSeF. System posiada również zaawansowane funkcje zarządzania uprawnieniami, co zapewnia odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych i gwarantuje, że tylko uprawnione osoby mają dostęp do konkretnych dokumentów.

KSeF stanowi następcę platformy elektronicznego fakturowania, którą Ministerstwo Finansów pilotażowo prowadziło dla instytucji budżetowych. Jednak są to dwa różne, działające obok siebie rozwiązania. Nowy system jest znacznie bardziej zaawansowany i przystosowany do potrzeb całego rynku gospodarczego, nie tylko sektora publicznego.

Terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF

Ministerstwo Finansów ustaliło etapowe wdrażanie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Harmonogram ten uwzględnia wielkość przedsiębiorstw i ich możliwości techniczne oraz organizacyjne. Największe podmioty będą miały najmniej czasu na przygotowanie, co wynika z założenia, że dysponują one lepszymi zasobami technicznymi i finansowymi.

Pierwszy etap obejmuje podmioty duże, które w roku 2024 przekroczyły 200 milionów złotych obrotów. Te przedsiębiorstwa będą zobowiązane do korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 roku. Jest to grupa firm, które prawdopodobnie już teraz korzystają z zaawansowanych systemów księgowych i mają możliwości techniczne do szybkiej integracji z nowym systemem.

Drugi etap dotyczy wszystkich pozostałych podmiotów, które będą zobowiązane do korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 roku. To oznacza, że większość polskich przedsiębiorców będzie miała nieco więcej czasu na przygotowanie się do nowych obowiązków. Termin ten obejmuje zarówno średnie przedsiębiorstwa, jak i mniejsze firmy prowadzące działalność gospodarczą.

Trzeci etap przewiduje specjalne traktowanie dla najmniejszych podatników. Podmioty, których łączna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tysięcy złotych brutto miesięcznie, otrzymają dodatkowe odroczenie do 1 stycznia 2027 roku. To rozwiązanie ma na celu uwzględnienie ograniczonych możliwości technicznych i organizacyjnych mikroprzedsiębiorców.

Najnowsze zmiany w projekcie ustawy o KSeF

Rada Ministrów w czerwcu przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług dotyczący Krajowego Systemu e-Faktur, który następnie trafił do Sejmu. Projekt zawiera szereg istotnych modyfikacji, które mają ułatwić przedsiębiorcom przejście na nowy system fakturowania.

Jedną z najważniejszych zmian jest możliwość wystawiania faktur na kasach rejestrujących wyłącznie do 31 grudnia 2026 roku. Po tym terminie wszystkie faktury będą musiały być wystawiane przez KSeF. Podobnie, wskazywanie numeru KSeF przy realizacji płatności za fakturę nie będzie obowiązkowe do końca 2026 roku, co daje przedsiębiorcom czas na dostosowanie swoich systemów płatniczych.

Projekt wprowadza również dobrowolny tryb offline, który podatnicy będą mogli stosować w przypadku problemów z przesłaniem faktury do KSeF. To rozwiązanie ma zapewnić ciągłość działania biznesu nawet w sytuacji awarii systemu centralnego. Dodatkowo, ujednolicona zostanie data wystawiania faktur w KSeF - zawsze będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę, niezależnie od trybu wystawienia.

Istotną nowością jest możliwość dobrowolnego wystawiania faktur dla osób prywatnych. Podatnicy będą mogli wystawiać faktury w KSeF dla konsumentów, przy czym wystawienie e-faktury zobowiąże podatnika do zapewnienia dostępu nabywcy do tej faktury. Projekt przewiduje również dostosowanie schematu e-faktury do możliwości dołączania załączników, co będzie opcją dobrowolną.

Kto będzie zwolniony z obowiązku KSeF

Ustawodawca przewidział szereg wyjątków od obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Zwolnienia te dotyczą głównie sytuacji, w których zastosowanie KSeF byłoby niecelowe lub technicznie niemożliwe. Pierwszą grupą zwolnioną są podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.

Kolejne zwolnienie dotyczy podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale to miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług dokumentowanych fakturą. Zwolnieni są również podatnicy korzystający z procedur szczególnych określonych w dziale XII rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT, gdy dokumentują czynności rozliczane w tych procedurach.

Bardzo istotnym zwolnieniem są faktury wystawiane na rzecz nabywców będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, czyli faktury konsumenckie. KSeF dotyczy wyłącznie relacji między przedsiębiorcami (B2B), nie obejmuje transakcji z konsumentami końcowymi. Zwolnieni są także podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT ze względu na nieprzekroczony limit obrotu 200 tysięcy złotych rocznie.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić w drodze rozporządzenia dodatkowe przypadki zwolnień, uwzględniając specyfikę niektórych rodzajów działalności, konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności oraz możliwości techniczno-organizacyjne podatników.

1. Sprawdź czy Twoja działalność podlega obowiązkowi KSeF
2. Przeanalizuj swoje obroty i ustal termin wdrożenia
3. Skontaktuj się z dostawcą systemu księgowego w sprawie integracji
4. Przygotuj procedury wewnętrzne dla nowego sposobu fakturowania
5. Przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur
6. Przetestuj działanie KSeF w okresie dobrowolnego korzystania

Jak działa proces fakturowania w KSeF

Proces wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur składa się z kilku etapów, które zapewniają poprawność i bezpieczeństwo dokumentów. Pierwszy etap to przygotowanie merytoryczne faktury, które obejmuje określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól zgodnie ze schematem faktury ustrukturyzowanej. Należy tu wskazać nazwę i adres nabywcy, dane sprzedawcy, opis towarów lub usług, kwoty netto, stawki podatku VAT, kwoty podatku VAT i kwoty brutto.

Następny etap to przygotowanie techniczne faktury, które polega na utworzeniu pliku XML zawierającego dane faktury w formacie zgodnym ze schematem KSeF. Ten proces jest zazwyczaj automatyzowany przez systemy księgowe zintegrowane z KSeF. Przed wysłaniem faktury konieczna jest autoryzacja użytkownika w systemie, co wymaga posiadania odpowiednich uprawnień i certyfikatów.

Po wysłaniu faktury do KSeF następuje proces walidacji, podczas którego system sprawdza poprawność formatu i zawartości dokumentu. Jeśli faktura jest poprawna, zostaje przyjęta do KSeF i otrzymuje unikalny numer referencyjny. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru, które stanowi potwierdzenie prawidłowego wystawienia faktury.

Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do dokumentu poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury w trybie dostępu anonimowego. System umożliwia również pobieranie faktur kosztowych bezpośrednio do systemów księgowych, co znacznie automatyzuje proces księgowania.

Korzyści płynące z korzystania z KSeF

Krajowy System e-Faktur oferuje szereg znaczących korzyści dla przedsiębiorców, które mają zachęcić do wcześniejszego, dobrowolnego wdrożenia tego rozwiązania. Pierwszą i bardzo istotną korzyścią jest zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji. Odpowiedzialność tę przejmuje KSeF, co oznacza znaczne oszczędności w zakresie kosztów przechowywania dokumentów oraz zmniejszenie ryzyka ich utraty.

Kolejną korzyścią jest zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu skarbowego. Ponieważ wszystkie faktury będą dostępne w centralnym systemie, organy podatkowe będą miały do nich bezpośredni dostęp, co eliminuje konieczność przygotowywania i przesyłania dodatkowych plików przez podatników.

Bardzo praktyczną korzyścią jest skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni. To oznacza szybszy przepływ środków pieniężnych i lepszą płynność finansową przedsiębiorstw. System zapewnia również bezpieczeństwo interpretacyjne dzięki jednolitemu formatowi faktury elektronicznej, który jest taki sam dla wszystkich użytkowników.

KSeF oferuje także większą automatyzację procesów fakturowania i księgowania, co oznacza skrócenie czasu potrzebnego na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur. Nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym, co usprawni również wymianę korekt.

Rola biur rachunkowych w KSeF

Biura rachunkowe odgrywają kluczową rolę we wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur u swoich klientów. Choć główna odpowiedzialność za fakturowanie leży po stronie przedsiębiorcy, biura rachunkowe mają szereg istotnych zadań do wykonania. Przede wszystkim powinny zapewnić, że programy do fakturowania udostępniane klientom są zintegrowane z KSeF i umożliwiają prawidłowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych.

Biura rachunkowe muszą również zapoznać się z zasadami pobierania faktur kosztowych z KSeF, ponieważ to znacznie zmieni sposób wprowadzania dokumentów kosztowych do ksiąg rachunkowych. Zamiast otrzymywania faktur w formie papierowej lub elektronicznej od klientów, będą mogły pobierać je bezpośrednio z systemu centralnego, co przyspieszy i zautomatyzuje proces księgowania.

W roli podatnika biura rachunkowe również wystawiają faktury za swoje usługi, dlatego osoby odpowiedzialne za ten proces muszą być dobrze zaznajomione z procedurą wystawiania faktur przez KSeF. Oznacza to konieczność przeszkolenia pracowników i dostosowania wewnętrznych procedur do nowych wymogów.

Przedsiębiorca ma możliwość upoważnienia biura rachunkowego lub konkretnych osób fizycznych do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Może wskazać biuro rachunkowe jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur, co umożliwi pracownikom biura wystawianie faktur w imieniu podatnika. Alternatywnie może nadać uprawnienia bezpośrednio konkretnym osobom fizycznym spoza swojej organizacji.

Uwierzytelnienie i uprawnienia w systemie

System KSeF oferuje kilka różnych sposobów uwierzytelnienia, dostosowanych do potrzeb różnych rodzajów podmiotów. Podstawowym wymogiem jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur tokenu. Te narzędzia zapewniają bezpieczeństwo i autentyczność dokumentów wystawianych w systemie.

Dostęp do systemu KSeF może odbywać się na dwa sposoby. Pierwszy to bezpośrednia integracja z systemem księgowym, który jest dostosowany do współpracy z KSeF. W takim przypadku użytkownik korzysta z funkcji fakturowania w swoim standardowym oprogramowaniu, które automatycznie komunikuje się z centralnym systemem. Drugi sposób to bezpośrednie logowanie się na stronę rządową Krajowego Systemu e-Faktur.

System uprawnień w KSeF jest bardzo elastyczny i pozwala na precyzyjne zarządzanie dostępem do różnych funkcji. Podatnik jako właściciel ma pełne uprawnienia pierwotne, które umożliwiają mu nadawanie uprawnień innym podmiotom. Może wskazać podmioty uprawnione do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania jako nabywcy, co jest szczególnie istotne w niektórych branżach.

Rozporządzenie Ministra Finansów szczegółowo określa rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, sposoby ich nadawania, zmiany lub odbierania oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień. System umożliwia również czasowe ograniczenie uprawnień lub ich całkowite cofnięcie w razie potrzeby.

• Kwalifikowany podpis elektroniczny dla pełnej funkcjonalności
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna dla podmiotów prawnych
• Podpis zaufany jako alternatywa dla mniejszych firm
• Token wygenerowany przez KSeF dla podstawowego dostępu
• Możliwość nadawania uprawnień pracownikom i biurom rachunkowym
• Elastyczne zarządzanie dostępem do różnych funkcji systemu

Samofakturowanie i procedury szczególne

Krajowy System e-Faktur uwzględnia również specyficzne procedury fakturowania, w tym samofakturowanie, które jest powszechnie stosowane w niektórych branżach. Podatnik sprzedawca ma pełne uprawnienia właścicielskie w KSeF, które umożliwiają mu nadawanie uprawnień do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania nabywcom swoich towarów lub usług.

Samofakturowanie w KSeF wymaga specjalnych uprawnień, które muszą być nadane przez sprzedawcę nabywcy. Oznacza to, że nie każdy podatnik może automatycznie wystawiać faktury w imieniu swoich dostawców - musi otrzymać do tego wyraźne upoważnienie w systemie. To rozwiązanie zapewnia kontrolę nad procesem fakturowania i bezpieczeństwo danych.

Procedura ta jest szczególnie istotna w branżach, gdzie samofakturowanie jest standardową praktyką, na przykład w obrocie niektórymi towarami rolnymi, złomem czy w budownictwie. System KSeF musi być przygotowany na obsługę tych specyficznych potrzeb branżowych, zachowując jednocześnie bezpieczeństwo i kontrolę nad procesem.

Warto podkreślić, że wprowadzenie KSeF nie zmienia zasad prawnych dotyczących samofakturowania, ale jedynie sposób technicznej realizacji tego procesu. Wszystkie dotychczasowe wymogi prawne pozostają w mocy, a system techniczny musi je wspierać i egzekwować.

Firma budowlana regularnie współpracuje z podwykonawcami, którzy zgodnie z branżową praktyką wystawiają faktury samofakturowania. Po wdrożeniu KSeF główny wykonawca musi nadać każdemu podwykonawcy specjalne uprawnienia w systemie, aby mogli oni kontynuować wystawianie faktur w jego imieniu. Bez tych uprawnień podwykonawcy nie będą mogli wystawiać faktur przez KSeF.

Przygotowanie do wdrożenia KSeF

Skuteczne przygotowanie do obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur wymaga systematycznego podejścia i wcześniejszego planowania. Przedsiębiorcy powinni rozpocząć przygotowania już teraz, mimo że system stanie się obowiązkowy dopiero w 2026 roku. Wczesne przygotowanie pozwoli uniknąć stresu i problemów technicznych w ostatniej chwili.

Pierwszym krokiem jest analiza obecnych procesów fakturowania i księgowego w firmie. Należy zidentyfikować wszystkie miejsca, gdzie wystawiane są faktury, oraz osoby odpowiedzialne za ten proces. Ważne jest również sprawdzenie, czy obecny system księgowy jest kompatybilny z KSeF lub czy wymaga aktualizacji lub wymiany.

Kolejnym istotnym elementem jest przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie. Nowy system będzie wymagał znajomości nowych procedur i sposobów pracy. Warto już teraz rozpocząć proces edukacji zespołu, aby był przygotowany na nadchodzące zmiany. Przydatne może być również skorzystanie z okresu dobrowolnego testowania KSeF.

Należy również przygotować procedury wewnętrzne dla nowego sposobu fakturowania. Trzeba określić, kto będzie odpowiedzialny za różne aspekty procesu, jak będą przechowywane dane dostępowe, jakie będą procedury awaryjne w przypadku problemów technicznych. Ważne jest także nawiązanie współpracy z dostawcą oprogramowania księgowego w celu zapewnienia sprawnej integracji.

Wpływ na różne branże i rodzaje działalności

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF będzie miało różny wpływ na poszczególne branże i rodzaje działalności gospodarczej. Firmy usługowe, które wystawiają stosunkowo niewielką liczbę faktur, prawdopodobnie odczują mniejsze zmiany w swoich procesach. Natomiast przedsiębiorstwa handlowe czy produkcyjne, które generują setki lub tysiące faktur miesięcznie, będą musiały znacznie bardziej dostosować swoje systemy i procesy.

Szczególnie istotne zmiany dotkną branże, które obecnie intensywnie korzystają z faktur papierowych lub prostych formatów elektronicznych. Firmy te będą musiały zainwestować w nowe oprogramowanie lub znaczące aktualizacje istniejących systemów. Może to wiązać się z dodatkowymi kosztami, ale długoterminowo przyniesie oszczędności dzięki automatyzacji procesów.

Branże charakteryzujące się dużą liczbą transakcji o małych wartościach, takie jak handel detaliczny czy gastronomia, otrzymały pewne ulgi. Mikroprzedsiębiorcy z obrotami do 10 tysięcy złotych miesięcznie będą mogli skorzystać z odroczenia obowiązku do końca 2026 roku, co da im więcej czasu na przygotowanie.

Firmy międzynarodowe będą musiały uwzględnić specyfikę KSeF w swoich globalnych systemach fakturowania. Faktury wystawiane przez podatników nieposiadających siedziby w Polsce lub dla odbiorców zagranicznych mogą być zwolnione z obowiązku KSeF, ale wymaga to dokładnej analizy każdego przypadku.

Sektor usług profesjonalnych, w tym biura rachunkowe, kancelarie prawne czy firmy konsultingowe, będzie musiał nie tylko dostosować własne procesy fakturowania, ale także pomóc swoim klientom we wdrożeniu nowego systemu. To może oznaczać dodatkowe możliwości biznesowe w zakresie doradztwa i wsparcia technicznego.

Bezpieczeństwo i ochrona danych w KSeF

Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany z uwzględnieniem najwyższych standardów bezpieczeństwa i ochrony danych. System wykorzystuje zaawansowane mechanizmy uwierzytelnienia, w tym kwalifikowane podpisy elektroniczne i certyfikaty, które zapewniają autentyczność i integralność dokumentów. Wszystkie faktury przechowywane w systemie są zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem.

Dostęp do faktur w KSeF jest ściśle kontrolowany przez system uprawnień. Tylko uprawnione osoby mogą przeglądać konkretne dokumenty, a każde logowanie i działanie w systemie jest rejestrowane w logach bezpieczeństwa. To zapewnia pełną kontrolę nad tym, kto i kiedy miał dostęp do poszczególnych faktur.

System przewiduje również tryb dostępu anonimowego dla odbiorców faktur, który umożliwia sprawdzenie dokumentu bez konieczności logowania się do systemu. Ten tryb jest szczególnie przydatny w przypadku faktur wystawianych dla osób prywatnych lub w sytuacjach, gdy odbiorca nie ma konta w systemie.

Ministerstwo Finansów zapewnia, że wszystkie dane przechowywane w KSeF są zabezpieczone zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa informatycznego. System jest regularnie audytowany i aktualizowany w celu zapewnienia ochrony przed nowymi zagrożeniami cybernetycznymi.

Najczęstsze pytania

Tak, w okresie dobrowolnego korzystania przedsiębiorcy mogą wystawiać część faktur przez KSeF, a część w tradycyjny sposób. Dobrowolne rozpoczęcie korzystania z systemu nie zobowiązuje do całkowitego wykorzystywania KSeF. Można w dowolnym momencie zaprzestać korzystania z systemu, dopóki nie stanie się obowiązkowy.

Faktury papierowe w relacjach B2B rzeczywiście znikną po pełnym wdrożeniu KSeF w 2027 roku. Jednak faktury konsumenckie, bilety oraz faktury wystawiane w ramach procedur OSS i IOSS pozostaną poza obowiązkiem KSeF. Ministerstwo planuje, że ustrukturyzowane faktury będą obligatoryjne dla wszystkich transakcji między przedsiębiorcami.

KSeF znacznie ograniczy potrzebę korzystania z systemów OCR, ponieważ wprowadza ustandaryzowany format faktury XML. Dane z faktury ustrukturyzowanej mogą być odczytywane przez systemy informatyczne bez błędów, w przeciwieństwie do OCR, które jest omylne i wymaga sprawdzenia. To usprawni proces księgowania i zmniejszy ryzyko błędów.

Do końca stycznia 2026 roku otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Zgodę można wyrazić mailowo lub przez akceptację regulaminu fakturowania dostawcy. Jeśli odbiorca nie wyrazi zgody, wystawca powinien udostępnić fakturę w tradycyjny sposób - papierowy lub elektroniczny.

Kary za nierzetelne wystawienie faktury w KSeF są określone w Kodeksie karnym skarbowym w artykule 62. Dotyczą one sytuacji wystawiania faktur dokumentujących czynności, które nie zostały wykonane, lub zawierających nieprawdziwe dane. Wysokość kar zależy od wartości nieprawidłowo udokumentowanych transakcji.

Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość dobrowolnego wystawiania faktur w KSeF dla osób prywatnych. Takie faktury będą oznaczane kodem QR umożliwiającym anonimowy dostęp do faktury. Wystawienie e-faktury zobowiązuje podatnika do zapewnienia nabywcy dostępu do tego dokumentu.

Do uwierzytelnienia w KSeF potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, podpis zaufany lub token wygenerowany przez system KSeF. Wybór metody uwierzytelnienia zależy od rodzaju podmiotu i planowanego zakresu korzystania z systemu. Od listopada 2025 roku będzie można już składać wnioski o certyfikaty.