Metoda kasowa PIT 2025 - wzór oświadczenia i wymagania

Począwszy od 1 stycznia 2025 roku, osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą otrzymały nową możliwość w zakresie ustalania momentu powstania przychodu podatkowego. Mogą one zastosować metodę kasową, która stanowi znaczące odejście od dotychczas obowiązującej metody memoriałowej. Ta zmiana wprowadza większą elastyczność w rozliczeniach podatkowych i może wpłynąć korzystnie na płynność finansową przedsiębiorców.

Metoda kasowa oznacza, że za datę powstania przychodu uważa się dzień faktycznego uregulowania należności przez kontrahenta, a nie moment wystawienia faktury jak w przypadku metody memoriałowej. Dla wielu przedsiębiorców może to oznaczać lepsze dopasowanie obciążeń podatkowych do rzeczywistych wpływów pieniężnych, co szczególnie istotne jest w przypadku długich terminów płatności stosowanych przez klientów.

Wprowadzenie metody kasowej stanowi odpowiedź na postulaty środowiska przedsiębiorców, którzy od lat wskazywali na problemy związane z koniecznością płacenia podatku od przychodów, które faktycznie jeszcze nie wpłynęły na ich konta. Szczególnie dotkliwe było to w przypadku kontrahentów opóźniających płatności lub w sytuacjach, gdy faktury były wystawiane z długimi terminami płatności.

Zasady funkcjonowania metody kasowej

Podstawowym założeniem metody kasowej jest to, że za datę powstania przychodu uważa się dzień uregulowania należności przez kontrahenta. Jednak ustawodawca wprowadził istotne ograniczenie czasowe - dzień ten nie może być późniejszy niż dzień upływu 2 lat, licząc od dnia wystawienia faktury albo likwidacji działalności gospodarczej. To zabezpieczenie ma na celu uniemożliwienie nadmiernego odraczania momentu opodatkowania.

Metoda kasowa stanowi zatem odejście od memoriałowej metody ustalania przychodu, która opiera się na zasadzie, że przychodem są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca stosujący metodę kasową będzie płacił podatek dopiero wtedy, gdy rzeczywiście otrzyma zapłatę od swojego klienta.

Istotnym aspektem metody kasowej jest jej wpływ na planowanie finansowe przedsiębiorstwa. Przedsiębiorcy mogą lepiej przewidywać swoje obciążenia podatkowe, ponieważ będą one bezpośrednio związane z rzeczywistymi wpływami pieniężnymi. To szczególnie ważne w przypadku działalności sezonowej lub gdy znaczna część klientów płaci z opóźnieniem.

Metoda kasowa może również wpływać na strategię cenową i politykę kredytową przedsiębiorcy. Wiedząc, że podatek zostanie naliczony dopiero po otrzymaniu płatności, przedsiębiorca może być bardziej skłonny do oferowania dłuższych terminów płatności swoim klientom, co może stanowić przewagę konkurencyjną.

Warunki stosowania metody kasowej

Aby móc zastosować metodę kasową rozliczania przychodów, podatnik musi spełnić łącznie kilka warunków określonych w artykule 14c ustęp 1 ustawy o PIT. Pierwszy z nich dotyczy wysokości przychodów osiągniętych w roku poprzednim.

1. Sprawdź wysokość przychodów z poprzedniego roku podatkowego
2. Upewnij się, że nie prowadzisz ksiąg rachunkowych
3. Przygotuj pisemne oświadczenie o wyborze metody kasowej
4. Złóż oświadczenie w odpowiednim terminie do urzędu skarbowego
5. Zachowaj kopię oświadczenia jako potwierdzenie dokonania wyboru

Przychody z prowadzonej samodzielnie działalności gospodarczej w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy nie mogą przekroczyć kwoty 1 000 000 złotych. W przypadku przedsiębiorstwa w spadku uwzględnia się również przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie przez zmarłego przedsiębiorcę. Ten limit ma na celu ograniczenie stosowania metody kasowej do przedsiębiorców o mniejszej skali działalności.

Drugi warunek dotyczy formy prowadzonej dokumentacji księgowej. Przedsiębiorca nie może w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą prowadzić ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że metoda kasowa jest dostępna dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów w przypadku ryczałtu.

Trzeci, najważniejszy warunek, to obowiązek złożenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzonego na piśmie oświadczenia o wyborze metody kasowej rozliczania przychodów. Oświadczenie to musi zostać złożone w ściśle określonym terminie, który różni się w zależności od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Terminy składania oświadczenia

Termin złożenia oświadczenia o wyborze metody kasowej ma kluczowe znaczenie dla skuteczności dokonanego wyboru. Ustawodawca przewidział różne terminy w zależności od sytuacji podatnika.

Dla podatników już prowadzących działalność gospodarczą termin składania oświadczenia upływa 20 lutego roku podatkowego, w którym ma być stosowana metoda kasowa. Oznacza to, że przedsiębiorcy chcący stosować metodę kasową w 2025 roku musieli złożyć oświadczenie do 20 lutego 2025 roku.

W przypadku podatnika rozpoczynającego prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego termin wynosi 20 dni miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Jeżeli jednak rozpoczęcie działalności gospodarczej nastąpiło w grudniu roku podatkowego, oświadczenie należy złożyć w terminie do końca roku podatkowego.

Dokonany wybór metody kasowej rozliczania przychodów dotyczy również lat następnych, chyba że podatnik w terminie do 20 lutego roku podatkowego zawiadomi na piśmie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z metody kasowej rozliczania przychodów zgodnie z artykułem 14c ustęp 11 ustawy o PIT.

Metoda kasowa w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych

Możliwość zastosowania metody kasowej mają również przedsiębiorcy, którzy wybrali jako formę opodatkowania ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Zgodnie z artykułem 6 ustęp 1g ustawy o zryczałtowanym podatku, w przypadku opodatkowania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podatnik może wybrać metodę kasową rozliczania przychodów zgodnie z artykułem 14c ustęp 1 ustawy o podatku dochodowym.

W przypadku wyboru metody kasowej rozliczania przychodów przez podatnika ryczałtowego przepisy artykułu 14c ustawy o podatku dochodowym stosuje się odpowiednio. Oznacza to, że wszystkie warunki i ograniczenia dotyczące metody kasowej obowiązują również podatników rozliczających się ryczałtem.

Dla podatników ryczałtowych metoda kasowa może oznaczać jeszcze większe korzyści niż dla podatników rozliczających się według skali podatkowej czy podatkiem liniowym. Wynika to z faktu, że ryczałt jest naliczany od przychodów, a nie od dochodu, więc odroczenie momentu uznania przychodu bezpośrednio przekłada się na odroczenie obowiązku podatkowego.

Podstawą złożenia oświadczenia przez podatnika ryczałtowego będzie artykuł 6 ustęp 1g ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, a nie artykuł 14c ustawy o PIT jak w przypadku pozostałych podatników.

Wzór oświadczenia o wyborze metody kasowej

Ustawodawca nie wprowadził urzędowego wzoru formularza stanowiącego oświadczenie o wyborze metody kasowej. Podatnicy mogą takie oświadczenie sporządzić w dowolnej formie pisemnej, zachowując jednak określone elementy niezbędne dla jego skuteczności prawnej.

Oświadczenie powinno zawierać wszystkie elementy pozwalające na jednoznaczną identyfikację podatnika oraz wyraźne wskazanie woli zastosowania metody kasowej. Prawidłowo sporządzone oświadczenie powinno składać się z kilku kluczowych części, z których każda pełni określoną funkcję prawną.

• Miejscowość i data sporządzenia oświadczenia
• Pełne dane identyfikacyjne podatnika wraz z numerem NIP
• Oznaczenie organu podatkowego będącego adresatem oświadczenia
• Wskazanie podstawy prawnej składania oświadczenia
• Jednoznaczną treść oświadczenia o wyborze metody kasowej
• Własnoręczny podpis podatnika

Miejscowość sporządzenia oświadczenia ma charakter jedynie porządkowy i nie wpływa na skuteczność prawną dokumentu. Natomiast określenie daty nabiera istotnego znaczenia z punktu widzenia dochowania wymaganego terminu składania oświadczenia.

Dane podatnika w oświadczeniu

Z uwagi na fakt, że oświadczenie może złożyć wyłącznie podmiot prowadzący działalność gospodarczą, obowiązkowym identyfikatorem jest numer NIP. Pomimo że metoda kasowa może zostać wybrana wyłącznie przez osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, w oświadczeniu nie należy posługiwać się numerem PESEL.

Oświadczenie powinno zawierać pełne dane osobowe podatnika, w tym imię i nazwisko oraz adres zamieszkania. Te informacje są niezbędne dla prawidłowej identyfikacji podatnika przez organ podatkowy i przypisania oświadczenia do właściwej ewidencji.

Przykład poprawnego oznaczenia podatnika w oświadczeniu: "Jan Kowalski, zamieszkały przy ul. Przykładowej 15/3, 00-000 Warszawa, prowadzący działalność gospodarczą pod numerem NIP 1234567890". Takie oznaczenie pozwala na jednoznaczną identyfikację podatnika i jego działalności gospodarczej.

Adresatem oświadczenia jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na opodatkowanie podatkiem dochodowym, czyli organ podatkowy określony na podstawie miejsca zamieszkania podatnika. Właściwość miejscowa urzędu skarbowego wynika z przepisów Ordynacji podatkowej i może się zmieniać w przypadku zmiany miejsca zamieszkania podatnika.

Podstawa prawna oświadczenia

Wskazanie właściwej podstawy prawnej w oświadczeniu ma istotne znaczenie dla określenia zakresu stosowania metody kasowej oraz właściwych przepisów prawnych. Podstawa prawna różni się w zależności od formy opodatkowania stosowanej przez podatnika.

Jeżeli osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, oświadczenie składane jest na podstawie artykułu 14c ustęp 1 punkt 3 ustawy o PIT. Ta podstawa prawna dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

W sytuacji gdy podatnik jest opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, podstawą złożenia oświadczenia jest artykuł 6 ustęp 1g ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Wskazanie właściwej podstawy prawnej jest istotne dla organu podatkowego przy weryfikacji uprawnień podatnika.

Treść i podpis oświadczenia

Treść oświadczenia musi jednoznacznie wyrażać wolę podatnika dotyczącą wyboru metody kasowej. Podatnik powinien wyraźnie wskazać, że jego wolą jest wybór metody kasowej jako metody ustalania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej. Sformułowanie powinno być precyzyjne i nie pozostawiać wątpliwości co do intencji podatnika.

Przykładowa treść oświadczenia może brzmieć: "Oświadczam, że wybieram metodę kasową rozliczania przychodów z prowadzonej przeze mnie pozarolniczej działalności gospodarczej". Takie sformułowanie jest jasne i odpowiada wymogom prawnym dotyczącym treści oświadczenia.

Oznacza to, że dla wywołania skutku prawnego oświadczenie musi zostać podpisane własnoręcznie przez podatnika. Podpis powinien być czytelny i zgodny z podpisem używanym przez podatnika w innych dokumentach urzędowych. W przypadku wątpliwości co do autentyczności podpisu organ podatkowy może żądać dodatkowych wyjaśnień.

Oświadczenie można złożyć osobiście w urzędzie skarbowym, przesłać pocztą tradycyjną lub pocztą elektroniczną, jeśli urząd akceptuje taką formę doręczenia. Istotne jest zachowanie dowodu złożenia oświadczenia, szczególnie gdy jest przesyłane pocztą.

Skutki wyboru metody kasowej

Wybór metody kasowej rozliczania przychodów wywiera szereg skutków prawnych i praktycznych dla prowadzonej działalności gospodarczej. Najważniejszym z nich jest zmiana momentu powstania przychodu podatkowego, co bezpośrednio wpływa na wysokość zobowiązań podatkowych w poszczególnych okresach rozliczeniowych.

Stosowanie metody kasowej może prowadzić do czasowego odroczenia obowiązku podatkowego, szczególnie w przypadku kontrahentów płacących z opóźnieniem lub gdy stosowane są długie terminy płatności. Jednak należy pamiętać o dwuletnim limicie, po którym przychód musi zostać uznany niezależnie od faktycznego otrzymania płatności.

Metoda kasowa wpływa również na rozliczenia zaliczek na podatek dochodowy. W przypadku podatników rozliczających się miesięcznie zaliczki będą naliczane od przychodów faktycznie otrzymanych w danym miesiącu, co może prowadzić do większej zmienności wysokości zobowiązań podatkowych.

Istotnym aspektem jest również wpływ metody kasowej na prowadzoną dokumentację. Podatnik musi prowadzić szczegółową ewidencję płatności otrzymanych od kontrahentów, aby móc prawidłowo ustalić moment powstania przychodu podatkowego. To wymaga odpowiedniej organizacji systemu księgowego i może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi.

Najczęstsze pytania

Nie, wybór metody kasowej obowiązuje przez cay rok podatkowy zgodnie z artykułem 14c ustęp 7 ustawy o PIT. Zmiana metody rozliczania możliwa jest dopiero od następnego roku podatkowego, pod warunkiem złożenia odpowiedniego zawiadomienia do 20 lutego.

Jeśli w trakcie roku podatkowego przychody przekroczą kwotę 1 000 000 złotych, nadal możesz stosować metodę kasową do końca tego roku podatkowego. Jednak w następnym roku nie będziesz mógł już wybrać metody kasowej ze względu na przekroczenie limitu przychodów z roku poprzedniego.

Przepisy wymagają złożenia oświadczenia na piśmie do naczelnika urzędu skarbowego. Oświadczenia nie można złożyć przez CEIDG ani ustnie do protokołu. Niektóre urzędy skarbowe mogą akceptować przesłanie zeskanowanego oświadczenia pocztą elektroniczną, ale zaleca się wcześniejsze sprawdzenie takiej możliwości.

Stosując metodę kasową musisz prowadzić szczegółową dokumentację dotyczącą dat otrzymania płatności od kontrahentów. Należy przechowywać wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, dokumenty kasowe oraz wszelkie inne dowody potwierdzające faktyczne otrzymanie płatności. Dokumentacja ta powinna być przechowywana przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jeśli płatność nie została otrzymana w ciągu 2 lat od daty wystawienia faktury, przychód musi zostać uznany na koniec tego dwuletniego okresu, niezależnie od faktycznego otrzymania płatności. To ograniczenie czasowe ma na celu uniemożliwienie nadmiernego odraczania momentu opodatkowania. Po upływie tego terminu przychód podlega opodatkowaniu, nawet jeśli należność pozostaje niespłacona.