Dokumentacja pracownicza 2025: nowe zasady i część E akt

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w Polsce przeszło znaczące zmiany w 2023 roku, które mają bezpośredni wpływ na codzienne funkcjonowanie działów kadr w 2025 roku. Nowelizacja przepisów wykonawczych dotyczących akt osobowych pracowników wprowadza nowe obowiązki dokumentacyjne związane z kontrolą trzeźwości oraz pracą zdalną. Te zmiany wynikają z konieczności dostosowania regulacji na poziomie wykonawczym do wcześniej wprowadzonych zmian w Kodeksie pracy.

Pracodawcy muszą obecnie radzić sobie z rozszeronymi wymaganiami dotyczącymi struktury akt osobowych, które od marca 2023 roku składają się z pięciu części zamiast dotychczasowych czterech. Wprowadzenie nowej części E akt osobowych oraz dodatkowe obowiązki związane z dokumentowaniem procedur kontrolnych oznaczają konieczność reorganizacji systemów dokumentacyjnych w firmach na terenie całego kraju.

Podstawa prawna i terminy wejścia w życie nowych regulacji

Zmiany w zakresie dokumentacji pracowniczej mają swoją podstawę w nowelizacji Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku - Kodeks pracy, która została uchwalona 1 grudnia 2022 roku i opublikowana w Dzienniku Ustaw z 2023 roku pod pozycją 240. Ta fundamentalna zmiana wprowadza możliwość badania stanu trzeźwości pracowników oraz dopuszczalność wykonywania przez zatrudnionych pracy w formie zdalnej.

Praktyczne wdrożenie tych rozwiązań prawnych wymagało jednak szczegółowych regulacji wykonawczych określających niezbędne procedury dokumentacyjne. Odpowiednie postanowienia zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 roku, które stanowi akt zmieniający do podstawowego Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, opublikowanego w Dzienniku Ustaw pod pozycją 2369.

Różnicowanie terminów wejścia w życie poszczególnych przepisów wynikało z potrzeby zapewnienia pracodawcom odpowiedniego czasu na przygotowanie się do nowych obowiązków. Kontrola trzeźwości pracowników jako bardziej złożona procedura wymagająca opracowania wewnętrznych regulaminów otrzymała nieco więcej czasu na wdrożenie niż relatywnie prostsze dokumentowanie pracy zdalnej.

Nowa struktura akt osobowych pracowników

Najważniejszą zmianą wprowadzoną przez nowelizację rozporządzenia jest korekta we wprowadzeniu do paragrafu 3 rozporządzenia podstawowego, w wyniku której akta pracownicze obejmują od dnia 21 marca 2023 roku pięć części zamiast dotychczasowych czterech. Ta zmiana ma fundamentalne znaczenie dla organizacji dokumentacji w działach kadr wszystkich pracodawców na terenie Polski.

Dodanie piątej części akt osobowych oznacza konieczność reorganizacji dotychczasowych systemów archiwizacji dokumentów pracowniczych. Pracodawcy musieli dostosować swoje procedury wewnętrzne, systemy informatyczne oraz fizyczne sposoby przechowywania dokumentacji do nowej struktury organizacyjnej akt osobowych.

Wprowadzenie dodatkowej części akt osobowych wiąże się również z koniecznością aktualizacji wewnętrznych regulaminów personalnych oraz szkoleń pracowników działów kadr. Osoby odpowiedzialne za prowadzenie dokumentacji pracowniczej muszą zostać zapoznane z nowymi procedurami gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów w poszczególnych częściach akt osobowych.

Rozszerzenie zawartości części B akt osobowych

Część B akt osobowych pracowników została wzbogacona o nowe kategorie dokumentów, które pracodawcy są zobowiązani w niej przechowywać. Pierwszą istotną zmianą jest obowiązek gromadzenia w części B potwierdzenia poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, zgodnie z paragrafem 3 punkt 2 litera f rozporządzenia podstawowego po nowelizacji.

To potwierdzenie musi zawierać informacje o grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą oraz sposobie jej przeprowadzania. Dokumentowanie faktu poinformowania pracowników o wprowadzeniu procedur kontrolnych ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia ochrony praw zatrudnionych oraz zabezpieczenia pracodawcy przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z naruszeniem procedur.

Drugą znaczącą zmianą w zawartości części B akt osobowych jest obowiązek przechowywania w tej części dokumentów dotyczących wykonywania pracy zdalnej. Ta zmiana weszła w życie z dniem 7 kwietnia 2023 roku, dając pracodawcom dodatkowy czas na przygotowanie odpowiednich procedur dokumentacyjnych związanych z nową formą organizacji pracy.

Gromadzenie dokumentów związanych z pracą zdalną w części B akt osobowych zapewnia centralizację wszystkich informacji dotyczących nietypowych form organizacji pracy danego pracownika. Umożliwia to sprawną kontrolę zgodności warunków pracy zdalnej z obowiązującymi przepisami oraz ułatwia ewentualne postępowania kontrolne prowadzone przez organy nadzoru.

Szczegółowy katalog dokumentów części E akt osobowych

Wprowadzenie nowej części E akt osobowych pracownika zostało szczegółowo uregulowane przez dodanie punktu 5 do paragrafu 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku. Ten przepis określa precyzyjny katalog dokumentów podlegających gromadzeniu w tej wydzielonej części dokumentacji pracowniczej.

W części E przechowuje się przede wszystkim informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę, zgodnie z artykułem 22(1c) paragraf 6 Kodeksu pracy. Te dokumenty obejmują protokoły z przeprowadzonych kontroli, wyniki badań oraz wszelkie inne materiały dokumentujące przebieg procedury kontrolnej zastosowanej wobec konkretnego pracownika.

Kolejną kategorią dokumentów gromadzonych w części E są informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, zgodnie z artykułem 22(1d) paragraf 10 Kodeksu pracy. Te dokumenty mają szczególne znaczenie, ponieważ pochodzą od zewnętrznych organów kontrolnych i stanowią oficjalne potwierdzenie stanu trzeźwości zatrudnionego.

Ostatnią kategorią dokumentów gromadzonych w części E są informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Te dokumenty są regulowane przez artykuł 22(1d) paragraf 10 oraz artykuł 22(1f) paragraf 2 Kodeksu pracy i mają najwyższy stopień formalności ze względu na pochodzenie od organów zewnętrznych.

Zasady prowadzenia dokumentacji w części E akt osobowych

Szczegółowe wskazówki dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej w części E akt osobowych pracownika zostały określone przez dodanie ustępu 4 do paragrafu 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku. Te regulacje wprowadzają precyzyjne zasady organizacji i numerowania dokumentów w nowej części akt osobowych.

Zgodnie z nowymi przepisami dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne. Ten system numeracji zapewnia przejrzystość i ułatwia zarządzanie dokumentacją związaną z różnymi procedurami kontrolnymi przeprowadzanymi wobec tego samego pracownika w różnych okresach.

W przypadku takiego podziału na wydzielone części przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części osobno. Oznacza to, że każda wydzielona część E1, E2, E3 i kolejne ma własną chronologię, własne numerowanie oraz własny wykaz zawartych w niej dokumentów.

Procedura usuwania dokumentów z części E również została szczegółowo uregulowana. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji. Pozostałym wydzielonym częściom przyporządkowuje się następujące po sobie numery, zachowując ciągłość numeracji.

Obowiązek dostosowania istniejącej dokumentacji

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 roku zawiera szczegółowe przepisy przejściowe, na podstawie których pracodawcy zostali zobowiązani do dostosowania sposobu przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu do nowych zasad wynikających z tego aktu wykonawczego.

Termin na dostosowanie istniejącej dokumentacji został określony na 14 dni od dnia wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego, co oznacza, że pracodawcy mieli czas do 4 kwietnia 2023 roku na reorganizację dokumentów zgromadzonych przed dniem wejścia w życie nowych przepisów. Ten relatywnie krótki termin wynikał z konieczności szybkiego uporządkowania dokumentacji zgodnie z nowymi standardami.

Dostosowanie sposobu przechowywania dokumentów obejmuje wszystkie dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, które zostały zgromadzone przed dniem wejścia w życie rozporządzenia nowelizującego. Pracodawcy musieli przenieść te dokumenty z dotychczasowych miejsc przechowywania do nowo utworzonej części E akt osobowych.

Proces dostosowania dokumentacji wymagał od pracodawców nie tylko fizycznego przeniesienia dokumentów, ale również utworzenia odpowiednich wykazów, uporządkowania chronologicznego oraz nadania właściwej numeracji zgodnie z nowymi zasadami określonymi w rozporządzeniu nowelizującym.

Praktyczne aspekty wdrażania nowych przepisów

Wdrożenie nowych przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej wiąże się z licznymi wyzwaniami praktycznymi dla działów kadr. Przede wszystkim konieczne jest dostosowanie systemów informatycznych używanych do zarządzania dokumentacją pracowniczą, aby umożliwić prowadzenie pięciu części akt osobowych zamiast dotychczasowych czterech.

Pracodawcy musieli również zaktualizować swoje wewnętrzne procedury i regulaminy dotyczące prowadzenia akt osobowych pracowników. Te dokumenty wewnętrzne muszą teraz uwzględniać nowe kategorie dokumentów podlegających gromadzeniu oraz szczegółowe zasady prowadzenia części E akt osobowych z podziałem na wydzielone części numerowane jako E1, E2 i kolejne.

Szkolenie pracowników działów kadr stanowi kolejny istotny element wdrażania nowych przepisów. Osoby odpowiedzialne za prowadzenie dokumentacji pracowniczej muszą zostać zapoznane z nowymi obowiązkami, procedurami gromadzenia dokumentów oraz zasadami ich przechowywania i udostępniania zgodnie z wymogami prawa.

1. Przeprowadź audyt istniejącej dokumentacji pracowniczej
2. Zidentyfikuj dokumenty wymagające przeniesienia do nowej części E
3. Utwórz fizyczną lub elektroniczną strukturę dla pięciu części akt osobowych
4. Dostosuj systemy informatyczne do nowej struktury dokumentacji
5. Opracuj lub zaktualizuj wewnętrzne procedury prowadzenia akt osobowych
6. Przeszkol pracowników działu kadr w zakresie nowych obowiązków
7. Wdroż procedury kontroli zgodności z nowymi przepisami

Wpływ zmian na systemy informatyczne

Wprowadzenie nowej części E akt osobowych oraz rozszerzenie zawartości części B ma znaczący wpływ na systemy informatyczne używane przez pracodawców do zarządzania dokumentacją pracowniczą. Systemy kadrowo-płacowe muszą zostać dostosowane do obsługi pięciu części akt osobowych oraz specyficznych zasad numerowania wydzielonych części w ramach części E.

Szczególnie istotne jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa dla dokumentów przechowywanych w części E akt osobowych, ze względu na ich wrażliwy charakter związany z kontrolą trzeźwości pracowników. Systemy informatyczne muszą gwarantować ograniczony dostęp do tych dokumentów oraz pełną dokumentację wszystkich operacji na nich wykonywanych.

Integracja nowych wymogów dokumentacyjnych z istniejącymi systemami informatycznymi może wymagać współpracy z dostawcami oprogramowania kadrowego w celu wprowadzenia niezbędnych aktualizacji i modyfikacji. Pracodawcy powinni uwzględnić te koszty w swoich budżetach oraz zaplanować odpowiedni czas na wdrożenie zmian technicznych.

Aspekty ochrony danych osobowych

Wprowadzenie nowych kategorii dokumentów do akt osobowych pracowników ma istotne implikacje z punktu widzenia ochrony danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych (RODO). Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości oraz badań na obecność środków działających podobnie do alkoholu zawierają szczególnie wrażliwe dane dotyczące zdrowia pracowników.

Przetwarzanie tego typu danych wymaga szczególnych zabezpieczeń oraz jasnej podstawy prawnej, którą stanowią przepisy Kodeksu pracy dotyczące możliwości kontroli trzeźwości pracowników. Pracodawcy muszą zapewnić odpowiedni poziom ochrony tych danych oraz ograniczyć dostęp do nich wyłącznie do osób upoważnionych i mających uzasadniony interes służbowy.

Przechowywanie dokumentów w wydzielonej części E akt osobowych ułatwia kontrolę dostępu do szczególnie wrażliwych danych oraz umożliwia precyzyjne zarządzanie uprawnieniami poszczególnych pracowników działu kadr. Każda wydzielona część E1, E2, E3 może mieć odrębne uprawnienia dostępu w zależności od charakteru zawartych w niej dokumentów.

Kontrola zgodności i postępowania wyjaśniające

Nowe przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej podlegają kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy oraz innych organów nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy. Inspektorzy pracy podczas kontroli będą sprawdzać nie tylko sam fakt prowadzenia dokumentacji zgodnie z nowymi wymogami, ale również prawidłowość procedur oraz kompletność gromadzonych dokumentów.

Pracodawcy powinni przygotować się na możliwość kontroli przez opracowanie wewnętrznych procedur samokontroli oraz regularnego audytu prowadzonej dokumentacji pracowniczej. Szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowość prowadzenia części E akt osobowych oraz kompletność dokumentów potwierdzających poinformowanie pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej pracodawcy mogą zostać obciążeni mandatami karnymi lub skierowani do postępowania przed sądem. Wysokość kar może być znacząca, szczególnie w przypadku wielokrotnych lub uporczywych naruszeń przepisów dotyczących prowadzenia akt osobowych pracowników.

Zalecenia dla pracodawców

Skuteczne wdrożenie nowych przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej wymaga systematycznego podejścia oraz zaangażowania całego działu kadr. Pracodawcy powinni rozpocząć od przeprowadzenia kompleksowego audytu istniejącej dokumentacji w celu zidentyfikowania wszystkich dokumentów wymagających reorganizacji zgodnie z nowymi przepisami.

Kluczowe znaczenie ma również opracowanie szczegółowych procedur wewnętrznych określających zasady prowadzenia poszczególnych części akt osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki części E oraz wydzielonych części E1, E2, E3 i kolejnych. Te procedury powinny być jasne, precyzyjne i dostępne dla wszystkich pracowników zaangażowanych w prowadzenie dokumentacji pracowniczej.

Regularne szkolenia pracowników działu kadr stanowią niezbędny element utrzymania zgodności z nowymi przepisami. Szkolenia powinny obejmować nie tylko aspekty formalno-prawne, ale również praktyczne aspekty prowadzenia dokumentacji oraz rozwiązywanie typowych problemów związanych z klasyfikacją i przechowywaniem dokumentów.

• Opracuj harmonogram wdrażania nowych przepisów z jasno określonymi terminami
• Wyznacz osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy procesu dostosowania dokumentacji
• Zaplanuj budżet na niezbędne modyfikacje systemów informatycznych
• Przygotuj procedury komunikacji z pracownikami dotyczące zmian w dokumentacji
• Utwórz system monitorowania zgodności z nowymi przepisami

Przykład praktycznego wdrożenia: Średnia firma zatrudniająca 200 pracowników musiała przeznaczyć około 3 miesięcy na pełne dostosowanie swojej dokumentacji pracowniczej do nowych przepisów. Proces obejmował aktualizację systemu kadrowego, przeszkolenie 5 pracowników działu kadr oraz reorganizację fizycznego archiwum dokumentów. Całkowity koszt wdrożenia wyniósł około 25 000 złotych, ale pozwolił uniknąć potencjalnych kar za nieprzestrzeganie przepisów.

Perspektywy rozwoju przepisów

Wprowadzone zmiany w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej stanowią część szerszego procesu modernizacji polskiego prawa pracy, mającego na celu dostosowanie regulacji do współczesnych form organizacji pracy oraz nowych wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Można oczekiwać dalszych zmian w tym obszarze, szczególnie w kontekście digitalizacji procesów kadrowych.

Rozwój technologii oraz rosnące znaczenie pracy zdalnej może prowadzić do wprowadzenia dodatkowych wymogów dokumentacyjnych związanych z nowymi formami zatrudnienia i organizacji pracy. Pracodawcy powinni śledzić zmiany legislacyjne oraz przygotowywać się na ewentualne kolejne modyfikacje przepisów dotyczących prowadzenia akt osobowych pracowników.

Integracja z systemami elektronicznymi oraz możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej może stać się przedmiotem kolejnych regulacji wykonawczych. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej pracuje nad dalszymi uproszczeniami administracyjnymi, które mogą wpłynąć na sposób prowadzenia dokumentacji przez pracodawców.

Najczęstsze pytania

Część E akt osobowych muszą prowadzić wyłącznie pracodawcy, którzy wprowadzili procedury kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Jeśli pracodawca nie prowadzi takich kontroli, nie ma obowiązku tworzenia części E dla swoich pracowników.

Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości i badań na obecność środków działających podobnie do alkoholu podlegaj tym samym zasadom przechowywania co pozostałe dokumenty w aktach osobowych pracownika. Oznacza to zachowanie ich przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat po jego zakończeniu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Tak, pracownik ma prawo dostępu do wszystkich dokumentów zawartych w swoich aktach osobowych, w tym także do dokumentów przechowywanych w części E. Dostęp ten jest realizowany na zasadach określonych w Kodeksie pracy oraz przepisach o ochronie danych osobowych, z zachowaniem odpowiednich procedur i zabezpieczeń.

Po zakończeniu zatrudnienia część E akt osobowych pracownika podlega tym samym zasadom archiwizacji co pozostałe części akt osobowych. Dokumenty są przechowywane przez okres 10 lat od zakończenia zatrudnienia, po czym mogą zostać zniszczone zgodnie z procedurami określonymi w przepisach o archiwizacji dokumentów.

Tak, część E akt osobowych może być prowadzona w formie elektronicznej, pod warunkiem zachowania wszystkich wymogów bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych określonych w przepisach. System elektroniczny musi zapewniać możliwość tworzenia wydzielonych części E1, E2, E3 oraz właściwego numerowania i chronologii dokumentów.