Remont najmowanego lokalu - koszt czy amortyzacja

Remont najmowanego lokalu użytkowego stanowi jedno z najczęstszych wyzwań podatkowych dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Kluczowe pytanie, które należy sobie zadać przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac remontowych, dotyczy sposobu rozliczenia poniesionych wydatków. Czy będą one mogły zostać bezpośrednio odniesione w koszty podatkowe, czy też będą musiały być traktowane jako inwestycja w obcym środku trwałym i rozliczane poprzez podatkowe odpisy amortyzacyjne?

Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od wielu czynników, w tym przede wszystkim od stanu technicznego lokalu w momencie ponoszenia wydatków oraz charakteru wykonywanych prac. Właściwe zakwalifikowanie wydatków remontowych ma ogromne znaczenie dla płynności finansowej przedsiębiorstwa, ponieważ decyduje o tym, czy koszty będą mogły zostać odliczone jednorazowo w roku poniesienia, czy też będą musiały być rozłożone w czasie na kilka lat.

Czym jest inwestycja w obcym środku trwałym

Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, wydatki poniesione przez podatnika na nabycie lub wytworzenie środków trwałych, w tym również stanowiące inwestycję w obcych środkach trwałych, są rozliczane w czasie i podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej pośrednio, przez odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej tych środków.

Przepis art. 22a ust. 1 ustawy PIT precyzyjnie określa, że amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania składniki majątku. Obejmuje to budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia i środki transportu, a także inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Kryteria kompletności i zdatności do użytku

Aby składnik majątku mógł zostać uznany za środek trwały, musi być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania. Środek trwały spełnia kryterium kompletności, jeżeli jest wyposażony we wszystkie elementy konstrukcyjne umożliwiające jego funkcjonowanie zgodnie z przeznaczeniem. Przez sformułowanie "zdatny do użytku" należy rozumieć możliwoś faktycznego oraz prawnego użytkowania po uzyskaniu stosownych pozwoleń i koncesji.

Oznacza to, że w dniu przyjęcia do używania środki trwałe powinny być obiektywnie gotowe do wykorzystywania ich przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Warunek kompletności i zdatności do użytku to zatem jednocześnie faktyczna oraz prawna możliwość funkcjonowania danego środka trwałego.

1. Sprawdzenie stanu technicznego lokalu przed rozpoczęciem prac
2. Ocena czy lokal spełnia kryteria kompletności i zdatności do użytku
3. Określenie charakteru planowanych prac remontowych
4. Ustalenie czy prace mają charakter odtworzeniowy czy modernizacyjny
5. Podjęcie decyzji o sposobie rozliczenia wydatków podatkowych

Definicja inwestycji w obcych środkach trwałych

W myśl art. 22a ust. 2 pkt 1 ustawy PIT amortyzacji podlegają również, z zastrzeżeniem art. 22c, niezależnie od przewidywanego okresu używania przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych. Przez inwestycje w obcych środkach trwałych należy rozumieć nakłady ponoszone na ulepszenie istniejącego już środka trwałego, który nie stanowi własności lub współwłasności podatnika, jest jednak przez niego wykorzystywany na podstawie stosownej umowy najmu, dzierżawy, użyczenia lub innej podobnej umowy.

W takim przypadku wydatki poniesione na inwestycję w obcym środku trwałym podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów przez odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej tej inwestycji. Przykładem ponoszenia nakładów w obcych środkach trwałych jest konieczność dostosowania używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy lub innej umowy, obcych budynków albo lokali do potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej użytkownika.

Inwestycje w obcych środkach trwałych to ogół działań (nakładów) podatnika odnoszących się do niestanowiącego jego własności środka trwałego, polegają na jego przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji.

Definicja remontu w prawie podatkowym

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji remontu, dlatego w odniesieniu do remontu należy stosować definicję sformułowaną w przepisach Prawa budowlanego. Remontem, zgodnie z art. 3 pkt 8 Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane, jest wykonanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego, a niestanowiących bieżącej konserwacji.

Istotne jest, że przepisy dopuszczają stosowanie wyrobów budowlanych innych, niż użyto w stanie pierwotnym. Wyroby użyte do wymiany zużytych elementów środka trwałego na nowe, wykonane z nowocześniejszych materiałów, nie zmieniają więc charakteru wykonanych prac, należy bowiem uwzględniać zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą i postęp techniczny.

Kwalifikacja remontu jako inwestycji w obcym środku trwałym

W sytuacji, gdy wykonane prace remontowe zmierzają do podniesienia standardu lokalu poprzez przywrócenie stanu pierwotnego, przedmiotowe wydatki można uznać za inwestycję w obcym środku trwałym i amortyzować indywidualną 10-procentową stawką amortyzacyjną zgodnie z art. 22j ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Istotne jednak jest to, aby lokal posiadał już cechy środka trwałego, a wydatki remontowe miały charakter odtworzeniowy.

Zgodnie z ww. art. 22j ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnicy mogą indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla przyjętych do używania inwestycji w obcych środkach trwałych, z tym że dla inwestycji w obcych budynkach (lokalach) lub budowlach okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat.

• Lokal musi posiadać cechy środka trwałego przed rozpoczęciem remontu
• Prace muszą mieć charakter odtworzeniowy, nie modernizacyjny
• Wydatki można amortyzować przez minimum 10 lat
• Wymagana jest zgoda właściciela na wykonanie prac
• Dokumentacja prac musi być szczegółowo prowadzona

Stanowisko organów podatkowych w sprawie remontu lokali

Interesujące stanowisko w zakresie remontu najmowanego lokalu zajął Dyrektor KIS w interpretacji z 21 czerwca 2022 roku (nr 0114-KDIP2-1.4011.245.2022.2.PD/KS). Organ podatkowy wskazał, że aby można było mówić o środku trwałym, musi on być w dniu przyjęcia do używania kompletny i zdatny do użytku.

Jeżeli natomiast wydatki zostały poniesione przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej i oddaniem lokalu do użytkowania, to nie można uznać, że podatnik poniósł wydatki na środek trwały, gdyż lokal nie spełniał podstawowych cech środka trwałego, tj. nie był kompletny i zdatny do użytku. Skoro remontowany lokal nie był kompletny i zdatny do użytku to nie był środkiem trwałym. Zatem prowadzony remont nie mógł być uznany za inwestycję w obcym środku trwałym. Tym samym poniesione wydatki na remont lokalu nie mogą stanowić nakładów na inwestycję w obcym środku trwałym.

Pan Roman wynajął lokal użytkowy w stanie surowym. W celu przystosowania go do użytku poniósł koszty remontowe w wysokości 150 000 zł. Dopiero po zakończeniu remontu lokal stał się kompletny i zdatny do użytku. Poniesione wydatki na remont lokalu nie będą stanowiły inwestycji w obcym środku trwałym, gdyż remontowany lokal w momencie poniesienia nakładów nie stanowił środka trwałego. Wydatki te stanowią koszty uzyskania przychodów bezpośrednio.

Alternatywne stanowisko organów podatkowych

Warto jednak odnotować, że można też spotkać się z innym podejściem ze strony organów podatkowych. Przykładowo w interpretacji Dyrektora KIS z 15 stycznia 2018 roku (nr 0113-KDIPT2-1.4011.513.2017.1.MAP, PIT) wyrażono stanowisko, że inwestycje w obcych środkach trwałych to również i ogół działań (nakładów) podatnika odnoszących się do niestanowiącego jego własności środka trwałego, które polegają na stworzeniu składnika majątku mającego cechy środka trwałego.

To stanowisko pokazuje, że interpretacja przepisów dotyczących inwestycji w obcych środkach trwałych nie jest jednolita i może się różnić w zależności od konkretnych okoliczności sprawy oraz podejścia organów podatkowych. Dlatego też każdy przypadek wymaga indywidualnej analizy i oceny.

Praktyczne kryteria rozróżnienia remontu i inwestycji

O tym, czy poniesione nakłady stanowią wydatki na remont bezpośrednio zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, czy też będą uznane za nakłady na ulepszenie obcego środka trwałego i będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, decyduje zakres przeprowadzonych robót.

Z przedstawionej analizy wynika zatem, że nie każdy remont najmowanego lokalu będzie kwalifikowany jako inwestycja w obcym środku trwałym podlegająca podatkowej amortyzacji. Kluczowe w tym zakresie jest ustalenie, czy najmowany lokal spełnia cechy środka trwałego w momencie rozpoczęcia prac remontowych.

Czynniki decydujące o kwalifikacji wydatków

1. Stan techniczny lokalu przed rozpoczęciem prac remontowych
2. Kompletność i zdatność do użytku w momencie ponoszenia wydatków
3. Charakter wykonywanych prac (odtworzeniowy vs modernizacyjny)
4. Moment rozpoczęcia działalności gospodarczej w lokalu
5. Zakres i rodzaj przeprowadzanych robót budowlanych

Szczególnie istotne jest określenie, czy lokal przed remontem był już środkiem trwałym, czy dopiero po remoncie uzyskał takie cechy. W pierwszym przypadku wydatki będą stanowić inwestycję w obcym środku trwałym, w drugim - koszty bezpośrednie.

Praktyczne aspekty rozliczania wydatków remontowych

Właściwe rozliczenie wydatków remontowych wymaga szczegółowej analizy każdego przypadku z uwzględnieniem specyfiki konkretnego lokalu i charakteru wykonywanych prac. Przedsiębiorca musi przede wszystkim ustalić, czy najmowany lokal w momencie ponoszenia wydatków remontowych spełniał kryteria środka trwałego.

Jeśli lokal był kompletny i zdatny do użytku przed rozpoczęciem remontu, wydatki na prace remontowe będą stanowić inwestycję w obcym środku trwałym i będą podlegać amortyzacji przez okres minimum 10 lat. W przeciwnym przypadku, gdy lokal nie spełniał kryteriów środka trwałego, wydatki można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w roku poniesienia.

• Analiza stanu technicznego lokalu przed remontem
• Ocena kompletności i zdatności do użytku
• Określenie charakteru planowanych prac
• Uzyskanie zgody właściciela na wykonanie prac
• Prowadzenie szczegółowej dokumentacji wydatków
• Wybór optymalnego sposobu rozliczenia podatkowego

Dokumentacja i ewidencja wydatków

Niezależnie od sposobu rozliczenia wydatków remontowych, kluczowe znaczenie ma prowadzenie prawidłowej dokumentacji i ewidencji wszystkich poniesionych kosztów. Dokumentacja powinna obejmować nie tylko faktury i rachunki za wykonane prace i zakupione materiały, ale także protokoły odbioru prac, specyfikacje techniczne oraz wszelkie pozwolenia i uzgodnienia z właścicielem lokalu.

W przypadku kwalifikacji wydatków jako inwestycji w obcym środku trwałym, szczególnie istotne jest prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz prawidłowe naliczanie odpisów amortyzacyjnych. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do problemów z organami podatkowymi i konieczności korekty rozliczeń podatkowych.

Przedsiębiorca wynajmujący w pełni funkcjonalny lokal biurowy postanowił przeprowadzić remont polegający na wymianie podłóg, malowaniu ścian i wymianie oświetlenia. Ponieważ lokal przed remontem spełniał wszystkie kryteria środka trwałego, wydatki na remont w wysokości 80 000 zł muszą być rozliczane jako inwestycja w obcym środku trwałym przez odpisy amortyzacyjne rozłożone na minimum 10 lat.

Najczęstsze pytania

Nie, nie każdy remont najmowanego lokalu podlega amortyzacji. Kluczowe znaczenie ma stan techniczny lokalu w momencie ponoszenia wydatków remontowych. Jeśli lokal przed remontem nie spełniał kryteriów środka trwałego (nie był kompletny i zdatny do użytku), wydatki na remont można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli wydatki na remont kwalifikują się jako inwestycja w obcym środku trwałym, okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podatnik może jednak ustalić dłuższy okres amortyzacji, jeśli uzna to za bardziej odpowiednie.

Tak, do kwalifikacji wydatków jako inwestycji w obcym środku trwałym wymagane jest zezwolenie właściciela na wykonanie prac remontowych. Brak takiej zgody może skutkować nieuznaniem wydatków za koszty uzyskania przychodów. Zaleca się uzyskanie zgody w formie pisemnej.

Należy gromadzić wszystkie faktury i rachunki za prace i materiały, protokoły odbioru lokalu przed i po remoncie, dokumentację fotograficzną, specyfikacje techniczne prac, pozwolenia i uzgodnienia z właścicielem oraz wszelką korespondencję związaną z remontem. Dokumentacja ta może być niezbędna podczas kontroli podatkowej.

Jeśli wydatki były amortyzowane jako inwestycja w obcym środku trwałym, a umowa najmu kończy się przed zakończeniem okresu amortyzacji, pozostała do zamortyzowania wartość może być jednorazowo zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w roku zakończenia umowy najmu, pod warunkiem że podatnik nie otrzymał odszkodowania od właściciela.