Akta pracownicze elektroniczne - jak prowadzić i przechowywać

Akta pracownicze elektroniczne - jak prowadzić i przechowywać

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej to jeden z najważniejszych kroków w modernizacji procesów kadrowych w polskich przedsiębiorstwach. Od 2019 roku pracodawcy mają możliwość prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej, co stanowi znaczące ułatwienie w zarządzaniu dokumentacją związaną ze stosunkiem pracy. Zmiany wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, a także wymogi wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony danych osobowych, znacząco wpłynęły na sposób prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Wprowadzenie możliwości elektronicznego prowadzenia akt pracowniczych odpowiada na potrzeby współczesnych przedsiębiorstw, które dążą do optymalizacji procesów administracyjnych i zwiększenia bezpieczeństwa przechowywania danych. Elektroniczna forma dokumentacji oferuje nie tylko wygodę i oszczędność miejsca, ale także lepsze zabezpieczenie przed utratą czy uszkodzeniem dokumentów. Pracodawcy mogą teraz wybierać między tradycyjną papierową formą a nowoczesnym rozwiązaniem elektronicznym, dostosowując sposób prowadzenia akt do specyfiki swojej działalności.

Prawne podstawy prowadzenia elektronicznych akt pracowniczych

Podstawą prawną dla prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej jest przepis art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Ta regulacja daje pracodawcom pełną swobodę w wyborze formy dokumentacji, umożliwiając dostosowanie sposobu prowadzenia akt do specyfiki działalności przedsiębiorstwa.

Wprowadzone zmiany legislacyjne uwzględniają także wymogi wynikające z rozporządzenia RODO, które nakłada szczególne obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych. Elektroniczna forma akt pracowniczych może w wielu przypadkach ułatwić spełnienie wymagań związanych z zabezpieczeniem danych, kontrolą dostępu oraz prowadzeniem rejestru czynności przetwarzania. Pracodawcy prowadzący akta w formie elektronicznej mają lepsze możliwości monitorowania dostępu do dokumentów oraz implementacji zaawansowanych mechanizmów bezpieczeństwa.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na zapytanie poselskie nr 7753 z dnia 8 sierpnia 2018 roku potwierdziło, że nie ma przeszkód, aby pracodawca prowadził dokumenty częściowo w formie elektronicznej i częściowo w formie papierowej. Takie rozwiązanie daje pracodawcom maksymalną elastyczność w zarządzaniu dokumentacją, umożliwiając stopniowe przechodzenie na elektroniczną formę prowadzenia akt lub utrzymanie formy mieszanej w zależności od specyfiki poszczególnych rodzajów dokumentów.

Struktura elektronicznych akt pracowniczych

Akta osobowe pracowników, niezależnie od formy prowadzenia, składają się z pięciu głównych części, z których każda służy przechowywaniu określonych kategorii dokumentów. Część A zawiera dokumenty związane z procesem rekrutacji, obejmujące wszystkie materiały powstałe podczas poszukiwania i wyboru kandydata na dane stanowisko. W tej części znajdą się między innymi życiorysy, listy motywacyjne, wyniki testów rekrutacyjnych oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje kandydata.

Część B przeznaczona jest na dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, czyli wszystkie materiały powstające w trakcie trwania stosunku pracy. Obejmuje to umowy o pracę, aneksy do umów, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty dotyczące szkoleń, ocen okresowych, awansów, przeniesień oraz wszelkich zmian w warunkach zatrudnienia. Ta część akt jest zazwyczaj najbardziej rozbudowana i wymaga regularnej aktualizacji.

Część C zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym wypowiedzenia umów o pracę, porozumienia rozwiązujące stosunek pracy, świadectwa pracy oraz inne dokumenty związane z zakończeniem współpracy. Część D stanowi miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach, takich jak kary porządkowe, upomnienia czy dokumenty dotyczące postępowań dyscyplinarnych.

Część E przeznaczona jest na dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. W tej części przechowywane są protokoły z kontroli, wyniki badań oraz dokumenty związane z procedurami kontrolnymi przeprowadzanymi zgodnie z wewnętrznymi regulaminami pracodawcy.

Wymagania techniczne dla elektronicznych akt pracowniczych

Skuteczne prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej wymaga spełnienia określonych wymagań technicznych, które zapewniają autentyczność, integralność oraz bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów. Kluczowym elementem jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, które służą do potwierdzania autentyczności dokumentów oraz zgodności kopii cyfrowych z oryginałami papierowymi.

Kwalifikowany podpis elektroniczny musi być wystawiony przez zaufanego dostawcę usług zaufania, wpisanego na listę prowadzoną przez Krajową Izbę Rozliczeniową. Podpis ten zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. W przypadku kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, stanowi ona odpowiednik tradycyjnej pieczęci firmowej i może być używana do potwierdzania dokumentów w imieniu pracodawcy.

System przechowywania elektronicznych akt pracowniczych musi zapewniać odpowiedni poziom zabezpieczeń, zgodny z wymogami rozporządzenia RODO oraz przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Należy zaimplementować mechanizmy kontroli dostępu, które umożliwią dostęp do dokumentów tylko uprawnionym osobom, oraz systemy logowania wszystkich operacji na dokumentach. Ważne jest również zapewnienie regularnych kopii zapasowych oraz procedur odzyskiwania danych w przypadku awarii systemu.

Proces migracji z papierowych na elektroniczne akta pracownicze

Zmiana sposobu prowadzenia akt z papierowych na elektroniczne wymaga przeprowadzenia procesu digitalizacji zgodnie z wymogami określonymi w przepisie art. 94(8) Kodeksu pracy. Pierwszym krokiem jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentów papierowych, najczęściej w formie skanów o odpowiedniej rozdzielczości i jakości. Skany muszą być czytelne i zawierać wszystkie elementy oryginalnych dokumentw, włączając podpisy, pieczęcie oraz inne oznaczenia.

Kluczowym elementem procesu migracji jest opatrzenie wersji cyfrowej akt kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby przez pracodawcę upoważnionej. Podpis ten potwierdza zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym i nadaje mu moc prawną równoważną z oryginałem.

1. Przygotowanie dokumentów papierowych do digitalizacji
2. Skanowanie dokumentów z odpowiednią rozdzielczością i jakością
3. Weryfikacja kompletności i czytelności skanów
4. Opatrzenie skanów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią
5. Zorganizowanie elektronicznej struktury akt zgodnie z podziałem na części A-E
6. Wdrożenie systemu zabezpieczeń i kontroli dostępu
7. Poinformowanie pracowników o zmianie sposobu prowadzenia akt

Proces odwrotny, czyli zmiana z formy elektronicznej na papierową, jest znacznie prostszy i wymaga jedynie sporządzenia wydruku oraz opatrzenia go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Taka elastyczność pozwala pracodawcom na dostosowywanie formy prowadzenia akt do bieżących potrzeb organizacyjnych.

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o sposobie prowadzenia akt oraz o ewentualnej zmianie sposobu prowadzenia akt. Informacja ta powinna być przekazana w sposób umożliwiający pracownikom zapoznanie się z nową procedurą oraz zrozumienie konsekwencji zmiany formy prowadzenia dokumentacji.

Okresy przechowywania elektronicznych akt pracowniczych

Jedna z najważniejszych zmian wprowadzonych ustawą z 2018 roku dotyczy skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych. Wcześniej kwestia ta nie była jednoznacznie uregulowana, co prowadziło do różnych interpretacji i praktyk. W większości przypadków akta osobowe pracowników były przechowywane przez 50 lat, zgodnie z wymogami przepisów dotyczących świadczeń emerytalnych i rentowych, podczas gdy część dokumentacji pracowniczej była przechowywana przez zaledwie trzy lata.

Obecnie pracodawca ma obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. To znaczące skrócenie okresu przechowywania stanowi ułatwienie dla pracodawców, zmniejszając koszty i obciążenia związane z długoterminowym przechowywaniem dokumentacji.

Sposób przechowywania dokumentów, niezależnie od ich formy, musi odpowiadać określonym warunkom jakościowym i bezpieczeństwa. Przede wszystkim sposób przechowywania musi gwarantować zachowanie poufności dokumentów, co oznacza implementację odpowiednich mechanizmów kontroli dostępu oraz zabezpieczenia przed nieuprawnionym udostępnieniem. Dokumenty muszą być przechowywane w sposób kompletny, zapewniający integralność akt, co w przypadku dokumentów elektronicznych wymaga zabezpieczenia przed modyfikacją, uszkodzeniem lub częściową utratą danych.

Sposób przechowywania nie powinien kolidować z dostępnością dokumentów, co oznacza konieczność zapewnienia możliwości szybkiego odzyskania i udostępnienia dokumentów w razie potrzeby. W przypadku dokumentów elektronicznych wymaga to utrzymania sprawnego systemu informatycznego z odpowiednimi kopiami zapasowymi. Sposób przechowywania musi także zapewniać ochronę przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, co w środowisku cyfrowym oznacza implementację rozwiązań zapewniających ciągłość działania oraz odporność na awarie techniczne.

Szczególne sytuacje wpływające na okres przechowywania

Standardowy okres przechowywania akt pracowniczych przez 10 lat może ulegać wydłużeniu w określonych sytuacjach prawnych. Jeśli przechowywana przez przedsiębiorcę dokumentacja pracownicza może stanowić dowód w postępowaniu sądowym, a pracodawca jest stroną tego postępowania, dokumenty muszą być przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia sprawy sądowej, jednak nie krócej niż standardowy okres 10 lat.

W sytuacji gdy pracodawca nie jest stroną procesu sądowego, ale uzyskał wiadomość o toczącym się postępowaniu, w którym dokumentacja pracownicza może mieć znaczenie dowodowe, okres przechowywania dokumentów wydłuża się o 12 miesięcy. To rozwiązanie ma na celu zapewnienie dostępności dokumentów na potrzeby postępowania sądowego oraz ochronę interesów wszystkich stron procesu.

Po upływie okresu przechowywania pracodawca ma określone obowiązki związane z zawiadomieniem pracownika o możliwości odbioru dokumentacji. Zawiadomienie powinno być doręczone w sposób umożliwiający potwierdzenie jego otrzymania, a pracownik ma 30 dni na odbiór swoich akt osobowych. Jeśli pracownik nie skorzysta z tej możliwości w wyznaczonym terminie, pracodawca może przystąpić do zniszczenia dokumentów.

Proces zniszczenia dokumentacji pracowniczej musi być przeprowadzony w sposób uniemożliwiający ich ponowne odtworzenie. W przypadku dokumentów elektronicznych oznacza to nie tylko usunięcie plików z systemów informatycznych, ale także trwałe usunięcie danych z wszystkich nośników, włączając kopie zapasowe. Pracodawca powinien udokumentować proces zniszczenia dokumentacji, zachowując informacje o dacie, sposobie oraz zakresie zniszczonych dokumentów.

Obowiązki informacyjne pracodawcy

Wprowadzenie elektronicznej formy prowadzenia akt pracowniczych wiąże się z dodatkowymi obowiązkami informacyjnymi pracodawcy wobec pracowników. Zgodnie ze znowelizowanym przepisem art. 94(6) Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania stosunku pracy lub jego wygaśnięcia pracodawca ma obowiązek wydania wraz ze świadectwem pracy dokumentu zawierającego szczegółowe informacje o zasadach przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Dokument ten musi zawierać informacje o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, czyli o 10-letnim terminie liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Pracownik musi zostać poinformowany o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Przykład praktyczny: Pracownik kończy pracę w grudniu 2024 roku. Pracodawca będzie przechowywać jego akta do końca 2034 roku (10 lat od końca roku kalendarzowego rozwiązania stosunku pracy). W styczniu 2035 roku pracodawca zawiadomi pracownika o możliwości odbioru akt w terminie 30 dni. Jeśli pracownik nie odbierze dokumentów, zostaną one zniszczone do końca stycznia 2036 roku.

Trzecim elementem obowiązkowej informacji jest powiadomienie o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w wyznaczonym terminie. Ta informacja ma kluczowe znaczenie dla pracownika, który planuje w przyszłości skorzystać z dokumentów ze swojej teczki personalnej, na przykład w celach emerytalnych lub przy ubieganiu się o świadczenia.

W przypadku śmierci pracownika prawo do odbioru dokumentów przysługuje określonej grupie osób bliskich. Do tej grupy należą dzieci pracownika, dzieci jego małżonka oraz dzieci przysposobione. Prawo to przysługuje również wnukom, rodzeństwu i dzieciom przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem 18 roku życia, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka. Dodatkowo prawo do odbioru dokumentów ma małżonek zmarłego pracownika oraz rodzice, w tym ojczym, macocha oraz rodzice przysposabiający.

Bezpieczeństwo elektronicznych akt pracowniczych

Prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej wymaga szczególnej uwagi na kwestie bezpieczeństwa informacji oraz ochrony danych osobowych. Elektroniczna dokumentacja pracownicza zawiera wrażliwe dane osobowe pracowników, które podlegają ochronie zgodnie z rozporządzeniem RODO oraz przepisami krajowymi dotyczącymi ochrony danych osobowych. Pracodawca musi zaimplementować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych.

Kluczowym elementem zabezpieczeń jest kontrola dostępu do elektronicznych akt pracowniczych. System powinien umożliwiać nadawanie uprawnień dostępu tylko osobom, które ze względu na swoje obowiązki służbowe potrzebują dostępu do określonych kategorii dokumentów. Warto zaimplementować system ról i uprawnień, który pozwoli na precyzyjne określenie, kto i do jakich informacji może mieć dostęp.

• Implementacja systemu uwierzytelniania użytkowników
• Szyfrowanie danych zarówno w spoczynku jak i w trakcie transmisji
• Regularne tworzenie kopii zapasowych z testowaniem procedur odzyskiwania
• Monitoring i logowanie wszystkich operacji na dokumentach
• Regularne aktualizacje systemów i oprogramowania zabezpieczającego
• Szkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa informacji

Ważnym aspektem bezpieczeństwa jest również planowanie ciągłości działania systemu przechowującego elektroniczne akta pracownicze. Pracodawca powinien przygotować procedury postępowania w przypadku awarii systemu, cyberataków lub innych incydentów bezpieczeństwa. Plan ciągłości działania powinien obejmować procedury odzyskiwania danych, alternatywne sposoby dostępu do krytycznych informacji oraz komunikację z pracownikami w przypadku problemów technicznych.

Korzyści z elektronicznego prowadzenia akt pracowniczych

Przejście na elektroniczną formę prowadzenia akt pracowniczych przynosi przedsiębiorstwom szereg znaczących korzyści operacyjnych i ekonomicznych. Pierwszą i najbardziej oczywistą korzyścią jest oszczędność miejsca biurowego. Tradycyjne akta papierowe wymagają znacznej przestrzeni magazynowej, szczególnie w dużych organizacjach zatrudniających setki lub tysiące pracowników. Elektroniczna forma eliminuje potrzebę fizycznego przechowywania dokumentów, pozwalając na lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej.

Znaczną korzyścią jest również poprawa efektywności procesów kadrowych. Dostęp do elektronicznych akt jest natychmiastowy i może odbywać się z dowolnego miejsca, pod warunkiem odpowiedniego zabezpieczenia dostępu. Pracownicy działów kadrowych mogą szybko wyszukiwać potrzebne dokumenty, generować raporty oraz analizować dane bez konieczności fizycznego przeglądania teczek papierowych.

Przykład oszczędności: Średnie przedsiębiorstwo zatrudniające 200 pracowników może zaoszczędzić około 15-20 metrów bieżących przestrzeni biurowej poprzez przejście na elektroniczne akta pracownicze. Dodatkowo czas potrzebny na odnalezienie konkretnego dokumentu skraca się z kilku minut do kilku sekund.

Elektroniczna forma akt pracowniczych oferuje również lepsze możliwości zabezpieczenia przed utratą dokumentów. Kopie zapasowe, replikacja danych oraz zaawansowane systemy odzyskiwania informacji zapewniają znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa niż tradycyjne metody przechowywania papierowych dokumentów. Ryzyko zniszczenia akt w wyniku pożaru, zalania lub innych katastrof naturalnych jest w przypadku dokumentów elektronicznych znacznie mniejsze.

Ważną korzyścią jest także ułatwienie spełnienia wymogów rozporządzenia RODO. Elektroniczne systemy zarządzania aktami pracowniczymi mogą automatycznie monitorować okresy przechowywania dokumentów, generować powiadomienia o zbliżających się terminach oraz ułatwiać realizację praw pracowników, takich jak prawo dostępu do danych czy prawo do ich sprostowania.

Wyzwania i ograniczenia elektronicznych akt pracowniczych

Mimo licznych korzyści, wprowadzenie elektronicznej formy prowadzenia akt pracowniczych wiąże się również z pewnymi wyzwaniami i ograniczeniami, które pracodawcy muszą uwzględnić przy podejmowaniu decyzji o digitalizacji dokumentacji. Pierwszym znaczącym wyzwaniem są koszty początkowe związane z wdrożeniem odpowiedniego systemu informatycznego, zakupem niezbędnego oprogramowania oraz przeprowadzeniem digitalizacji istniejących dokumentów papierowych.

Kolejnym wyzwaniem jest konieczność zapewnienia odpowiednich kompetencji technicznych wśród pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie akt. Obsługa elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją wymaga znajomości specjalistycznego oprogramowania, zasad bezpieczeństwa informacji oraz procedur tworzenia kopii zapasowych. Może to wymagać dodatkowych szkoleń lub zatrudnienia specjalistów IT.

Istotnym ograniczeniem może być również kwestia kompatybilności z systemami zewnętrznymi. Elektroniczne akta pracownicze muszą być dostępne dla organów kontrolnych, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Systemy informatyczne pracodawcy muszą umożliwiać eksport danych w formatach akceptowanych przez te instytucje oraz zapewniać możliwość udostępnienia dokumentów w czytelnej formie.

Dodatkowym wyzwaniem jest zapewnienie długoterminowej dostępności dokumentów elektronicznych. Technologie informatyczne szybko się zmieniają, a formaty plików, które są popularne dzisiaj, mogą stać się nieczytelne w przyszłości. Pracodawcy muszą planować migracje danych między różnymi systemami oraz dbać o to, aby dokumenty pozostały dostępne przez cały wymagany okres przechowywania.

Kwestią wymagającą szczególnej uwagi jest również zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentów w przypadku problemów technicznych. Awarie systemów informatycznych, cyberataki czy problemy z dostawcami usług IT mogą tymczasowo uniemożliwić dostęp do akt pracowniczych. Pracodawcy muszą przygotować plany awaryjne oraz alternatywne sposoby dostępu do krytycznych informacji.

Najczęstsze pytania

Tak, pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie mieszanej. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej potwierdziło, że nie ma przeszkód, aby pracodawca prowadził dokumenty częściowo w formie elektronicznej i częściowo w formie papierowej. Taka elastyczność pozwala na stopniowe przechodzenie na elektroniczną formę prowadzenia akt.

Pracodawca musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną do potwierdzania autentyczności dokumentów. System przechowywania musi zapewniać poufność, integralność, dostępność i ochronę przed uszkodzeniem dokumentów. Dodatkowo wymagane są mechanizmy kontroli dostępu oraz regularne kopie zapasowe.

Pracodawca ma obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. W przypadku toczących się postępowań sądowych okres ten może ulec wydłużeniu do prawomocnego zakończenia sprawy.

Po upływie 10-letniego okresu przechowywania pracodawca zawiadamia pracownika o możliwości odbioru akt w terminie 30 dni. Jeśli pracownik nie odbierze dokumentów, pracodawca może je zniszczyć w ciągu 12 miesięcy w sposób uniemożliwiający ich ponowne odtworzenie. W przypadku śmierci pracownika prawo do odbioru przysługuje określonej grupie osób bliskich.

Tak, akta pracownicze prowadzone w formie elektronicznej są równoważne z dokumentacją prowadzoną w tradycyjnej papierowej formie. Warunkiem jest właściwe zabezpieczenie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną oraz spełnienie wymogów dotyczących bezpieczeństwa przechowywania.

Proces obejmuje sporządz odwzorowania cyfrowego dokumentów papierowych oraz opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną. Same skany bez podpisu elektronicznego nie spełniają wymogów prawnych. Pracodawca musi również poinformować pracowników o zmianie sposobu prowadzenia akt.