KSeF i oszustwa - jak rozliczać e-faktury od nierzetelnych firm

KSeF i oszustwa podatkowe - jak bezpiecznie rozliczać e-faktury od nierzetelnych kontrahentów

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza rewolucyjne zmiany w sposobie wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Od 1 kwietnia 2026 roku system stanie się obligatoryjny dla wszystkich podatników, obecnie funkcjonuje jako opcja dobrowolna. Wraz z digitalizacją procesów fakturowania pojawiają się jednak nowe wyzwania związane z bezpieczeństwem i ochroną przed oszustwami podatkowymi. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na nowe formy nadużyć oraz wypracować strategie ochrony przed niezetelnymi kontrahentami.

Specyfika e-faktur w systemie KSeF stwarza nowe możliwości dla oszustów podatkowych, którzy mogą wykorzystywać automatyzację i szybkość systemu do prowadzenia nielegalnej działalności. Datą wystawienia e-faktury jest moment przesłania dokumentu do systemu KSeF, co oznacza natychmiastowe wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Ta cecha systemu, choć zapewnia efektywność i przejrzystość, może być jednocześnie wykorzystywana przez nieuczciwych przedsiębiorców do tworzenia fikcyjnych transakcji lub wyłudzania podatku VAT.

Zasady funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur

Krajowy System e-Faktur stanowi nowoczesne narzędzie umożliwiające elektroniczne wystawianie i odbieranie faktur w ujednoliconym formacie. Faktura ustrukturyzowana, potocznie nazywana e-fakturą, to dokument potwierdzający wykonanie czynności opodatkowanej VAT, wystawiany poprzez interfejs elektroniczny w ramach KSeF. Administratorem systemu i zawartych w nim danych jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej, co zapewnia centralne zarządzanie i kontrolę nad procesem fakturowania.

Z systemu KSeF mogą korzystać różne kategorie użytkowników, co zapewnia elastyczność i dostępność rozwiązania. Do grona uprawnionych podmiotów należą przede wszystkim podatnicy oraz podmioty przez nich wskazane. System obsługuje również podmioty wymienione w artykule 106c ustawy o VAT, a także osoby fizyczne wskazane przez te podmioty. Dodatkowo z systemu mogą korzystać osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik nadał odpowiednie uprawnienia.

Ważnym elementem systemu jest możliwość wskazywania przez osoby fizyczne korzystające z KSeF innych podmiotów, jeżeli prawo do takiego wskazania wynika z uprawnień nadanych tym osobom. Wszyscy użytkownicy systemu muszą być uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych, co zapewnia bezpieczeństwo i integralność danych.

Proces odbierania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF podlega szczególnym regulacjom czasowym. Do końca stycznia 2026 roku otrzymywanie e-faktur przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Ta zasada daje przedsiębiorcom możliwość stopniowego przygotowania się do nowego systemu i dostosowania swoich procesów księgowych. Faktura ustrukturyzowana uznawana jest za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w systemie numeru identyfikującego daną fakturę.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego. W przypadku gdy odbiorca faktury nie wyrazi akceptacji na otrzymywanie e-faktur przez KSeF, dokument może być przesłany w postaci z nim uzgodnionej, na przykład w formie elektronicznej poza systemem KSeF.

Mechanizmy wystawiania e-faktur i potencjalne zagrożenia

Sprzedawca może zdecydować się na wystawienie faktury ustrukturyzowanej bez konieczności uzyskania zgody nabywcy. Ta możliwość nie jest warunkowana zgodą kontrahenta, ponieważ przepisy dotyczą wyłącznie kwestii odbierania e-faktur poprzez KSeF. Odbiorca, który nie wyrazi zgody na otrzymanie faktury przez system, może otrzymać dokument w innej postaci, na przykład w formie przesłanej elektronicznie poza systemem.

Kluczowym elementem funkcjonowania systemu jest zasada, że datą wystawienia e-faktury jest data przesłania dokumentu do KSeF. Oznacza to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego z chwilą przesłania do systemu, co może być przedmiotem nadużyć oraz oszustw podatkowych. Oszuści mogą wykorzystywać szybkość i automatyzację systemu do tworzenia fikcyjnych transakcji lub wyłudzania podatku VAT.

Obecnie obowiązujące regulacje nie dają jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób podatnik powinien postąpić w przypadku otrzymania e-faktury od nierzetelnego kontrahenta. Brak szczegółowych procedur postępowania w takich sytuacjach zmusza przedsiębiorców do opierania się na ogólnych zasadach należytej staranności oraz wypracowanym orzecznictwie sądowym.

1. Sprawdź wiarygodność kontrahenta przed nawiązaniem współpracy
2. Zweryfikuj dane rejestrowe firmy w odpowiednich bazach danych
3. Zachowaj dokumentację wszystkich kontaktów z kontrahentem
4. Monitoruj regularnie status podatkowy współpracujących firm
5. Dokumentuj wszystkie transakcje i przepływ towarów lub usług
6. Zachowaj kopie wszystkich dokumentów związanych z transakcją
7. W przypadku wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym

Zasada należytej staranności w kontekście e-faktur

W obszarze podatku VAT zostało wypracowane obszerne orzecznictwo dotyczące zachowania należytej staranności przez podatników. Zgodnie z artykułem 86 ust. 1 ustawy VAT, podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu poniesionego wydatku na nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Prawo to nie może być jednak nadużywane ani wykorzystywane do wyłudzania kwoty podatku naliczonego.

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wielokrotnie wskazywał, że prawo do odliczenia podatku naliczonego nie przysługuje podatnikowi w sytuacji, gdy wiedział lub na podstawie obiektywnych okoliczności powinien był wiedzieć, że określona czynność wiąże się z nieprawidłowościami w zakresie VAT. Podatnik musi zatem wykazać zachowanie należytej staranności w kontaktach z kontrahentem oraz działanie w dobrej wierze.

Jeżeli organ podatkowy wykaże, że podatnik nie zachował należytej staranności, ma prawo zakwestionować odliczenie podatku naliczonego z uwagi na dokonanie transakcji z nierzetelnym kontrahentem. Należy jednak podkreślić, że organy podatkowe nie mogą wymagać od podatników nadmiernych działań w zakresie zachowania należytej staranności.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 21 lutego 2017 roku wyraźnie wskazał, że organy podatkowe nie mogą w sposób generalny wymagać od podatnika zamierzającego skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT szczegółowego badania kontrahenta. Podatnik nie musi sprawdzać czy wystawca faktury jest podatnikiem, czy dysponuje towarami będącymi przedmiotem transakcji, czy jest w stanie je dostarczyć oraz czy wywiązuje się z obowiązku złożenia deklaracji i zapłaty podatku VAT.

Do organów podatkowych należy dokonywanie niezbędnych kontroli podatników w celu wykrycia nieprawidłowości i naruszeń przepisów prawa w zakresie podatku VAT oraz karanie podatników winnych takich nieprawidłowości lub naruszeń. Podział odpowiedzialności między podatnikami a organami kontrolnymi ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu podatkowego.

Kontakty internetowe z kontrahentami a należyta staranność

W erze cyfryzacji coraz więcej transakcji biznesowych inicjowanych jest przez Internet, co rodzi pytania o standard należytej staranności w kontaktach z kontrahentami poznanymi online. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 23 grudnia 2016 roku zajął stanowisko w tej kwestii, wskazując że kontakty mailowe z potencjalnym kontrahentem nie mogą stanowić o niestaranności podatnika.

Sąd podkreślił, że brak pisemnej umowy między stronami transakcji, brak kontaktów osobistych oraz opieranie się jedynie na dokumentach przyjętych drogą mailową w dniu dokonania pierwszej dostawy nie muszą świadczyć o niedochowaniu staranności. Takie stanowisko ma szczególne znaczenie w kontekście e-faktur, gdzie większość procesów przebiega w środowisku elektronicznym.

Współczesne standardy prowadzenia działalności gospodarczej uwzględniają powszechność kontaktów internetowych oraz elektronicznej wymiany dokumentów. Podatnicy mogą zatem nawiązywać relacje biznesowe przez Internet, pod warunkiem zachowania rozsądnych środków ostrożności i dokumentowania wszystkich etapów współpracy.

• Zachowaj kopie wszystkich wiadomości email z kontrahentem
• Dokumentuj proces negocjacji i ustalania warunków współpracy
• Zweryfikuj podstawowe dane kontrahenta w publicznie dostępnych rejestrach
• Sprawdź status podatkowy firmy w systemach urzędowych
• Zachowaj dowody dostawy towarów lub wykonania usług
• Monitoruj terminowość płatności i reakcje kontrahenta
• W przypadku wątpliwości zwróć się o dodatkowe dokumenty potwierdzające

Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy nawiązał współpracę z dostawcą przez platformę B2B. Cała komunikacja odbywała się mailowo, a pierwsza dostawa została zrealizowana na podstawie dokumentów przesłanych elektronicznie. Pomimo braku osobistego kontaktu, sąd uznał że podatnik zachował należytą staranność, dokumentując wszystkie etapy współpracy i weryfikując podstawowe dane kontrahenta w dostępnych rejestrach.

Ochrona przed oszustwami w systemie e-faktur

W momencie przesłania przez sprzedawcę faktury do systemu KSeF dokument wchodzi do obrotu gospodarczego, ponieważ uznaje się go za fakturę wystawioną. Oznacza to, że taki dokument nabiera mocy prawnej i daje nabywcy prawo do odliczenia podatku naliczonego. Ta cecha systemu, choć zapewnia efektywność procesów, może być wykorzystywana przez oszustów do prowadzenia nielegalnej działalności.

Aby pozbawić podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego ze spornych faktur, organ podatkowy musi w sposób obiektywny wykazać, że podatnik wiedział lub przy dochowaniu należytej staranności mógł wiedzieć o uczestnictwie w transakcjach stanowiących oszustwo podatkowe. Ciężar dowodu spoczywa na organach kontrolnych, które muszą przedstawić konkretne okoliczności świadczące o świadomości lub możliwości wykrycia oszustwa.

W przypadku wystawienia e-faktury przez oszusta kluczowego znaczenia dla odbiorcy faktury nabiera kwestia wykazania zachowania należytej staranności. Podatnik działający w warunkach należytej staranności, przy których nie mógł wiedzieć że transakcja wiązała się z przestępstwem lub nadużyciem w zakresie podatku VAT, nie może być pozbawiony prawa odliczenia podatku wynikającego z e-faktury.

System KSeF może stwarzać dodatkowe wyzwania związane z identyfikacją nierzetelnych kontrahentów ze względu na automatyzację procesów i szybkość wystawiania dokumentów. Oszuści mogą wykorzystywać te cechy do masowego generowania fikcyjnych faktur lub tworzenia złożonych schematów wyłudzeń podatkowych. Podatnicy muszą być szczególnie ostrożni przy współpracy z nowymi kontrahentami oraz monitorować wszelkie nietypowe wzorce w otrzymywanych e-fakturach.

Ochrona przed oszustwami w systemie e-faktur wymaga wypracowania nowych procedur weryfikacji kontrahentów oraz monitorowania transakcji. Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na nietypowe okoliczności towarzyszące transakcjom, takie jak znaczne odchylenia cenowe, nielogiczne łańcuchy dostaw czy problemy z kontaktem z kontrahentem po zawarciu transakcji.

Procedury weryfikacji kontrahentów w erze e-faktur

Wprowadzenie systemu KSeF wymaga od przedsiębiorców dostosowania procedur weryfikacji kontrahentów do nowych realiów cyfrowego fakturowania. Choć podatnicy nie mają obowiązku prowadzenia nadmiernej kontroli swoich partnerów biznesowych, zachowanie rozsądnych środków ostrożności pozostaje kluczowe dla ochrony przed oszustwami podatkowymi.

Podstawowa weryfikacja kontrahenta powinna obejmować sprawdzenie jego danych rejestrowych w odpowiednich bazach danych, takich jak Krajowy Rejestr Sądowy czy Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej. Ważne jest również sprawdzenie statusu podatkowego firmy w systemie VIES dla kontrahentów unijnych oraz w krajowych bazach podatników VAT.

Dokumentowanie procesu weryfikacji kontrahenta może okazać się kluczowe w przypadku ewentualnego postępowania podatkowego. Przedsiębiorcy powinni zachowywać kopie dokumentów potwierdzających przeprowadzone sprawdzenia oraz datować wszystkie działania weryfikacyjne. Taka dokumentacja może służyć jako dowód zachowania należytej staranności.

1. Sprawdź dane w Krajowym Rejestrze Sądowym lub CEIDG
2. Zweryfikuj numer NIP w bazie podatników VAT czynnych
3. Sprawdź status kontrahenta w systemie VIES dla firm unijnych
4. Zachowaj kopie dokumentów z przeprowadzonej weryfikacji
5. Skontaktuj się telefonicznie z kontrahentem pod podanym numerem
6. Sprawdź czy adres siedziby firmy rzeczywiście istnieje
7. Monitoruj regularnie zmiany w statusie podatkowym kontrahenta

Monitoring kontrahentów nie kończy się na etapie nawiązania współpracy, ale powinien być procesem ciągłym. Przedsiębiorcy powinni regularnie sprawdzać status podatkowy swoich partnerów biznesowych, szczególnie tych odpowiadających za znaczną część obrotów. Zmiany w statusie kontrahenta, takie jak wykreślenie z rejestru podatników VAT czy wszczęcie postępowania upadłościowego, mogą wpływać na ocenę należytej staranności w przyszłych transakcjach.

Dokumentowanie transakcji w systemie KSeF

Prawidłowe dokumentowanie transakcji w systemie e-faktur stanowi kluczowy element ochrony przed zarzutami o brak należytej staranności. E-faktury generowane przez system KSeF zawierają unikalne numery identyfikacyjne oraz znaczniki czasowe, które ułatwiają śledzenie dokumentów i weryfikację ich autentyczności. Przedsiębiorcy powinni wykorzystywać te funkcjonalności do budowania kompleksowej dokumentacji swoich transakcji.

Każda e-faktura otrzymana przez system KSeF powinna być powiązana z odpowiednią dokumentacją biznesową, taką jak umowy, zamówienia, dokumenty przewozowe czy potwierdzenia odbioru towarów lub usług. Taki komplet dokumentów tworzy spójny obraz transakcji i może służyć jako dowód jej rzeczywistego charakteru w przypadku kontroli podatkowej.

System KSeF umożliwia również generowanie potwierdzeń odbioru i przetwarzania e-faktur, które mogą być wykorzystywane jako dodatkowe dowody w procesie dokumentowania transakcji. Przedsiębiorcy powinni regularnie pobierać i archiwizować te potwierdzenia jako część swojej dokumentacji podatkowej.

Firma produkcyjna otrzymała e-fakturę za materiały przez system KSeF. Przedsiębiorca zachował potwierdzenie odbioru z systemu, dokument przewozowy, protokół przyjęcia materiałów do magazynu oraz korespondencję email z dostawcą. Taki komplet dokumentów pozwolił wykazać rzeczywisty charakter transakcji i zachowanie należytej staranności podczas kontroli podatkowej.

Postępowanie w przypadku podejrzenia oszustwa

Gdy podatnik podejrzewa, że otrzymał e-fakturę od nierzetelnego kontrahenta, powinien podjąć odpowiednie kroki w celu ochrony swoich interesów podatkowych. Pierwsze działanie powinno polegać na wstrzymaniu dalszych transakcji z podejrzanym kontrahentem oraz przeprowadzeniu dodatkowej weryfikacji jego wiarygodności.

Dokumentowanie podejrzeń i podjętych działań weryfikacyjnych ma kluczowe znaczenie dla wykazania zachowania należytej staranności. Przedsiębiorca powinien szczegółowo opisać okoliczności, które wzbudziły jego podejrzenia, oraz wszystkie kroki podjęte w celu weryfikacji kontrahenta. Taka dokumentacja może być wykorzystana jako dowód dobrej wiary w przypadku ewentualnego postępowania podatkowego.

W sytuacjach szczególnie podejrzanych przedsiębiorca może rozważyć złożenie zawiadomienia do odpowiednich organów, takich jak prokuratura czy policja. Takie działanie, choć nie jest obowiązkowe, może świadczyć o zachowaniu szczególnej staranności i chęci współpracy z organami ścigania w zwalczaniu oszustw podatkowych.

• Wstrzymaj dalsze transakcje z podejrzanym kontrahentem
• Przeprowadź dodatkową weryfikację danych kontrahenta
• Udokumentuj wszystkie okoliczności wzbudzające podejrzenia
• Zachowaj kopie wszystkich dokumentów związanych z transakcjami
• Skonsultuj sytuację z doradcą podatkowym lub prawnym
• Rozważ zawiadomienie odpowiednich organów o podejrzeniu oszustwa
• Monitoruj dalsze działania kontrahenta w dostępnych bazach danych

Wyzwania legislacyjne i potrzeba zmian

Przed wprowadzeniem obligatoryjnego systemu e-faktur dla wszystkich podatników konieczne jest dokładne oraz precyzyjne opracowanie w przepisach procedur mających za zadanie ochronę rzetelnych przedsiębiorców. Obecnie obowiązujące regulacje nie zawierają szczegółowych wytycznych dotyczących postępowania w przypadku otrzymania e-faktury od oszusta, co zmusza podatników do opierania się na ogólnych zasadach należytej staranności.

Potrzebne są jasne procedury weryfikacji e-faktur oraz standardy postępowania w sytuacjach podejrzanych. Przepisy powinny określać minimalne wymagania dotyczące weryfikacji kontrahentów, sposób dokumentowania przeprowadzonych sprawdzeń oraz procedury postępowania w przypadku wykrycia oszustwa. Takie regulacje zapewniłyby podatnikom pewność prawną i ograniczyły ryzyko sporów z organami podatkowymi.

System KSeF powinien również zostać wyposażony w mechanizmy ostrzegawcze, które automatycznie informowałyby użytkowników o potencjalnych zagrożeniach związanych z konkretnymi kontrahentami. Integracja z bazami podatników nierzetelnych oraz systemy analizy wzorców transakcyjnych mogłyby znacznie poprawić bezpieczeństwo systemu.

Edukacja podatników w zakresie rozpoznawania i przeciwdziałania oszustwom podatkowym stanowi kolejny kluczowy element przygotowania do pełnego wdrożenia systemu e-faktur. Organy podatkowe powinny opracować szczegółowe wytyczne oraz materiały szkoleniowe, które pomogą przedsiębiorcom w zachowaniu należytej staranności w nowym systemie cyfrowego fakturowania.

Najczęstsze pytania

Do końca stycznia 2026 roku otrzymywanie e-faktur przez KSeF wymaga akceptacji odbiorcy. Jeśli nie wyrazisz zgody, kontrahent może przesłać fakturę w innej uzgodnionej formie elektronicznej. Po tej dacie system stanie się obligatoryjny dla wszystkich podatników.

Wstrzymaj dalsze transakcje z tym kontrahentem i przeprowadź dodatkową weryfikację jego danych. Udokumentuj wszystkie okoliczności wzbudzające podejrzenia i zachowaj kopie dokumentów. Skonsultuj sytuację z doradcą podatkowym i rozważ zawiadomienie odpowiednich organów.

Nie masz obowiązku nadmiernej weryfikacji kontrahentów. Wystarczy zachowanie rozsądnych środków ostrożności, takich jak sprawdzenie podstawowych danych rejestrowych i statusu podatkowego. Organy podatkowe nie mogą wymagać od Ciebie pełnej kontroli kontrahenta.

Nie, nawiązywanie współpracy przez Internet i komunikacja mailowa nie świadczą o niestaranności podatnika. Brak osobistych spotkań czy pisemnej umowy nie dyskwalifikuje automatycznie prawa do odliczenia VAT, pod warunkiem zachowania podstawowych środków ostrożności.

Prawo do odliczenia możesz stracić tylko wtedy, gdy organ podatkowy obiektywnie wykaże, że wiedziałeś lub przy zachowaniu należytej staranności mogłeś wiedzieć o oszustwie podatkowym. Ciężar dowodu spoczywa na organach kontrolnych, nie na podatniku.