Numer identyfikacyjny EX - jak uzyskać i do czego służy

Numer identyfikacyjny EX to nowe narzędzie, które od 2025 roku umożliwia przedsiębiorcom z Unii Europejskiej korzystanie ze zwolnienia podmiotowego z VAT w innych krajach członkowskich. Jest to przełomowe rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw, które prowadzą działalność transgraniczną w ramach wspólnego rynku europejskiego. Dzięki procedurze SME (Small and Medium Enterprises) polscy podatnicy mogą teraz ubiegać się o zwolnienie z VAT nie tylko w Polsce, ale również w innych państwach UE, gdzie prowadzą sprzedaż.

Wprowadzenie numeru identyfikacyjnego EX wynika z implementacji dyrektywy Rady UE 2020/285, która ma na celu ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej przez małe przedsiębiorstwa w całej Unii Europejskiej. To rozwiązanie eliminuje bariery administracyjne i umożliwia szersze korzystanie ze zwolnień podatkowych, co bezpośrednio wpływa na konkurencyjność małych firm na europejskim rynku.

Dla przedsiębiorców prowadzących działalność w kilku krajach UE jednocześnie, numer EX oznacza znaczne uproszczenie procedur podatkowych. Zamiast ubiegać się o różne formy zwolnień w każdym kraju osobno, mogą teraz korzystać z jednego, zunifikowanego systemu. To rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla firm e-commerce, które sprzedają produkty lub usługi do klientów w różnych państwach członkowskich.

Polskie zwolnienie podmiotowe z VAT - podstawy prawne

Krajowe zwolnienie podmiotowe z VAT w Polsce reguluje artykuł 113 ust. 1 i 9 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. To zwolnienie umożliwia podatnikom kontynuujcym działalność w kolejnym roku lub rozpoczynającym ją w danym roku korzystanie z preferencji podatkowych, pod warunkiem nieprzekroczenia określonych limitów obrotowych.

Istotą zwolnienia podmiotowego jest to, że dotyczy ono całego podatnika, a nie konkretnych transakcji. Oznacza to, że cała sprzedaż realizowana przez przedsiębiorcę korzysta ze zwolnienia z VAT. Podatnik nie dolicza podatku VAT do ceny sprzedaży towarów lub usług, co bezpośrednio wpływa na konkurencyjność cenową jego oferty.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego są zwolnieni z szeregu obowiązków, które ciążą na czynnych podatnikach VAT. Nie muszą prowadzić ewidencji VAT, składać deklaracji VAT ani rejestrować się jako podatnicy VAT czynni. To znacznie upraszcza prowadzenie księgowości i zmniejsza obciążenia administracyjne małych przedsiębiorstw.

Jednak zwolnienie podmiotowe ma również swoje ograniczenia. Podatnicy korzystający z tego zwolnienia nie mogą odliczać VAT naliczonego od zakupów związanych z działalnością gospodarczą. Oznacza to, że wszystkie koszty ponoszą wraz z VAT, co może wpływać na rentowność działalności, szczególnie w przypadku firm o wysokich kosztach materiałowych.

Nie wszystkie rodzaje sprzedaży wliczają się do limitu 200 000 złotych uprawniającego do zwolnienia. Do najważniejszych wyłączeń należą:

• Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO), która nie podlega opodatkowaniu VAT na terytorium Polski
• Sprzedaż na odległość towarów importowanych (SOTI), niepodlegająca opodatkowaniu VAT w Polsce
• Odpłatna dostawa towarów i świadczenie usług zwolnionych przedmiotowo z VAT
• Odpłatna dostawa środków trwałych i wartości niematerialnych podlegających amortyzacji

Zwolnienie podmiotowe z VAT dla podatników z UE

Rewolucyjną zmianą wprowadzoną od 2025 roku jest rozszerzenie możliwości korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT na podatników z innych krajów Unii Europejskiej. Ta zmiana wynika z implementacji dyrektywy Rady UE 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 roku, która zaleciła krajom członkowskim dobrowolne wdrożenie nowego typu zwolnienia podmiotowego.

Dyrektywa 2020/285 zmieniała dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, wprowadzając procedurę szczególną dla małych przedsiębiorstw. Głównym celem było udostępnienie krajowych zwolnień podmiotowych z VAT podatnikom niemającym siedziby działalności w danym kraju, ale prowadzącym tam sprzedaż.

Nowa procedura SME umożliwia dwa rodzaje transgranicznych zwolnień:

1. Polscy podatnicy w innych krajach UE - przedsiębiorcy z siedzibą na terytorium Polski mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT w innych państwach członkowskich UE
2. Zagraniczni podatnicy w Polsce - przedsiębiorcy z siedzibą w innych krajach UE mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT na terytorium Polski

To rozwiązanie ma szczególne znaczenie dla rozwoju handlu elektronicznego i usług świadczonych zdalnie. Małe firmy mogą teraz konkurować na równych warunkach z lokalnymi przedsiębiorstwami w różnych krajach UE, nie ponosząc dodatkowych kosztów związanych z VAT na początkowych etapach rozwoju działalności.

Procedura SME jest również odpowiedzią na wyzwania związane z digitalizacją gospodarki. Coraz więcej małych przedsiębiorstw świadczy usługi cyfrowe lub sprzedaje produkty online do klientów w różnych krajach UE. Wcześniej każde takie przedsiębiorstwo musiało indywidualnie analizować przepisy podatkowe każdego kraju i ewentualnie rejestrować się tam jako podatnik VAT.

Funkcje i zastosowanie numeru identyfikacyjnego EX

Numer identyfikacyjny EX pełni kluczową rolę w funkcjonowaniu procedury SME, służąc jako uniwersalny identyfikator podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego z VAT w różnych krajach UE. Jego główne funkcje obejmują identyfikację podatnika, weryfikację uprawnień do zwolnienia oraz ułatwienie wymiany informacji między organami podatkowymi różnych państw członkowskich.

Podstawowym zastosowaniem numeru EX jest jego umieszczanie na fakturach lub rachunkach wystawianych przez podatnika. Każdorazowo, gdy przedsiębiorca wystawia fakturę za sprzedaż towarów lub usług do krajów UE, dla których otrzymał zwolnienie podmiotowe z VAT w ramach SME, musi podać swój numer identyfikacyjny EX. To umożliwia jednoznaczną identyfikację transakcji objętych zwolnieniem.

Numer EX służy również do identyfikacji podatnika przez organy podatkowe innych państw UE w różnych procedurach administracyjnych. Umożliwia to weryfikację poprawności i ważności numeru na terytorium kraju UE, w którym podatnik chce korzystać ze zwolnienia z VAT. Organy mogą również potwierdzać rejestrację do zwolnienia oraz aktualizować dane dotyczące zwolnienia.

System wymiany informacji oparty na numerze EX pozwala na przetwarzanie otrzymanych z kraju siedziby podatnika kwartalnych deklaracji oraz korekt z wartościami sprzedaży na terytorium poszczególnych państw UE. To zapewnia przejrzystość i kontrolę nad stosowaniem zwolnień transgranicznych.

Funkcje numeru identyfikacyjnego EX obejmują również:

• Weryfikację uprawnień podatnika do korzystania ze zwolnienia w konkretnym kraju UE
• Potwierdzanie rejestracji do procedury SME
• Aktualizację danych dotyczących zwolnienia
• Przetwarzanie rezygnacji ze zwolnienia z VAT
• Realizację innych procedur administracyjnych związanych z VAT

Praktyczne znaczenie numeru EX wykracza poza same kwestie administracyjne. Dla przedsiębiorców oznacza możliwość prowadzenia przejrzystej księgowości transakcji transgranicznych oraz łatwiejsze wykazywanie organom podatkowym, które transakcje są objęte zwolnieniem. To z kolei zmniejsza ryzyko sporów podatkowych i kontroli.

Procedura uzyskiwania numeru identyfikacyjnego EX

Procedura uzyskiwania numeru identyfikacyjnego EX dla polskich podatników została scentralizowana i powierzona jednemu organowi - Naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. To rozwiązanie ma na celu zapewnienie jednolitości procedur i sprawnej obsługi wniosków z całego kraju.

Podatnicy z siedzibą działalności w Polsce składają powiadomienie o zamiarze skorzystania ze zwolnienia wyłącznie za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Elektroniczna forma składania wniosków zapewnia szybkość obsługi oraz automatyczną archiwizację dokumentów. System e-Urząd Skarbowy umożliwia również śledzenie statusu wniosku i otrzymywanie powiadomień o jego rozpatrzeniu.

Powiadomienie składane w celu uzyskania numeru EX musi zawierać komplet wymaganych informacji:

1. Dane identyfikacyjne podatnika - pełne dane firmy lub osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą
2. Informację o krajach UE docelowych - wykaz państw członkowskich, do których będzie kierowana sprzedaż korzystająca ze zwolnienia z VAT
3. Dane dotyczące obrotów - informacje o osiągniętych obrotach na terytorium UE w poprzednim i bieżącym roku podatkowym z wyszczególnieniem obrotów w każdym kraju UE

Po rozpatrzeniu wniosku i uwzględnieniu informacji przekazanych przez właściwe organy podatkowe innych krajów UE, naczelnik może podjąć jedną z dwóch decyzji. W przypadku pozytywnej weryfikacji informuje podatnika o nadaniu polskiego numeru identyfikacyjnego EX lub potwierdza już wcześniej uzyskany w innym kraju UE numer identyfikacyjny EX.

Proces decyzyjny uwzględnia różne scenariusze w zależności od liczby krajów wskazanych przez podatnika oraz odpowiedzi organów podatkowych tych państw:

Struktura polskiego numeru identyfikacyjnego EX jest ściśle określona i składa się z czterech elementów połączonych w logiczną całość. Pierwszy element to numeryczny kod kraju ISO Polski, drugi to aktualny numer NIP podatnika, trzeci to myślnik oddzielający, a czwarty to sufiks EX identyfikujący rodzaj zwolnienia.

Wymagania i warunki korzystania z procedury SME

Korzystanie z procedury SME i numeru identyfikacyjnego EX jest uzależnione od spełnienia szeregu wymagań formalnych i merytorycznych. Podstawowym warunkiem jest posiadanie siedziby działalności gospodarczej na terytorium jednego z państw członkowskich UE uczestniczących w procedurze oraz nieprzekroczenie limitów obrotowych uprawniających do zwolnienia podmiotowego z VAT.

Podatnik ubiegający się o numer EX musi prowadzić rzeczywistą działalność gospodarczą, co oznacza regularną sprzedaż towarów lub świadczenie usług. Organy podatkowe weryfikują autentyczność działalności, aby zapobiec nadużyciom i sztucznym konstrukcjom mającym na celu jedynie uzyskanie korzyści podatkowych.

Istotnym wymogiem jest również przestrzeganie limitów obrotowych obowiązujących w poszczególnych krajach UE. Każde państwo członkowskie może stosować własne progi uprawniające do zwolnienia podmiotowego, dlatego podatnik musi monitorować swoje obroty w każdym kraju osobno. Przekroczenie limitu w jednym kraju może skutkować utratą zwolnienia tylko w tym państwie.

• Posiadanie siedziby działalności gospodarczej w kraju UE uczestniczącym w procedurze SME
• Prowadzenie rzeczywistej działalności gospodarczej potwierdzonej dokumentami
• Nieprzekroczenie limitów obrotowych uprawniających do zwolnienia w poszczególnych krajach
• Składanie terminowych powiadomień o zamiarze korzystania ze zwolnienia
• Prowadzenie prawidłowej ewidencji obrotów w podziale na kraje UE

Procedura SME wymaga również przestrzegania zasad dotyczących wystawiania faktur i rachunków. Wszystkie dokumenty sprzedaży wystawiane w związku z transakcjami objętymi zwolnieniem muszą zawierać numer identyfikacyjny EX oraz odpowiednie oznaczenia wskazujące na zastosowanie zwolnienia z VAT.

Podatnicy muszą również prowadzić szczegółową ewidencję transakcji objętych procedurą SME, umożliwiającą organom podatkowym weryfikację prawidłowości stosowania zwolnienia. Ewidencja powinna zawierać informacje o datach transakcji, wartościach sprzedaży, krajach docelowych oraz numerach wystawionych dokumentów.

Ważnym aspektem jest również obowiązek informowania o zmianach mających wpływ na korzystanie ze zwolnienia. Podatnik musi niezwłocznie powiadomić właściwy organ podatkowy o okolicznościach mogących wpływać na prawo do zwolnienia, takich jak zmiana siedziby działalności, przekroczenie limitów obrotowych czy zaprzestanie prowadzenia działalności w określonym kraju.

Polskie przedsiębiorstwo produkujące artykuły rzemieślnicze sprzedaje swoje wyroby przez platformę e-commerce do klientów w Niemczech, Francji i Włoszech. Roczne obroty w każdym z tych krajów nie przekraczają lokalnych limitów zwolnienia podmiotowego. Firma uzyskała numer identyfikacyjny EX i może korzystać ze zwolnienia z VAT w tych trzech krajach, wystawiając faktury z numerem EX zamiast rejestrować się jako podatnik VAT w każdym kraju osobno.

Korzyści i ograniczenia procedury SME

Procedura SME i numer identyfikacyjny EX przynoszą małym przedsiębiorstwom znaczące korzyści, ale wiążą się również z pewnymi ograniczeniami, które należy uwzględnić przy podejmowaniu decyzji o skorzystaniu z tego rozwiązania. Główną zaletą jest możliwość prowadzenia działalności transgranicznej bez konieczności rejestracji jako podatnik VAT w każdym kraju UE osobno.

Eliminacja obowiązku rejestracji VAT w wielu krajach oznacza znaczne oszczędności czasu i kosztów administracyjnych. Przedsiębiorcy nie muszą poznawać szczegółów lokalnych przepisów VAT, prowadzić oddzielnych ewidencji dla każdego kraju ani składać deklaracji VAT w różnych językach i systemach. To szczególnie istotne dla małych firm, które nie dysponują zasobami na obsługę skomplikowanych procedur podatkowych.

Kolejną ważną korzyścią jest poprawa konkurencyjności cenowej. Firmy korzystające ze zwolnienia mogą oferować niższe ceny, ponieważ nie muszą dolicczać VAT do wartości sprzedaży. W przypadku sprzedaży B2C (business-to-consumer) może to być decydującym czynnikiem wyboru przez konsumentów.

Procedura SME ułatwia również ekspansję na nowe rynki. Przedsiębiorcy mogą testować popyt na swoje produkty lub usługi w różnych krajach UE bez ponoszenia wysokich kosztów wejścia związanych z rejestracją VAT. To sprzyja rozwojowi małych firm i ich międzynarodowej ekspansji.

Najważniejsze korzyści procedury SME:

• Brak konieczności rejestracji VAT w każdym kraju UE osobno
• Znaczne zmniejszenie obciążeń administracyjnych i kosztów obsługi
• Poprawa konkurencyjności cenowej dzięki możliwości sprzedaży bez VAT
• Ułatwienie ekspansji na nowe rynki europejskie
• Uproszczenie procedur księgowych i sprawozdawczych
• Jeden numer identyfikacyjny EX dla wszystkich krajów uczestniczących

Istotnym ograniczeniem jest również niemożność odliczania VAT naliczonego od zakupów związanych z działalnością gospodarczą. Firmy ponoszą pełne koszty zakupów wraz z VAT, co może wpływać na rentowność, szczególnie w przypadku działalności o wysokich kosztach materiałowych lub znacznych inwestycjach w środki trwałe.

Procedura SME nie jest dostępna we wszystkich krajach UE, ponieważ jej implementacja ma charakter dobrowolny. Przedsiębiorcy muszą sprawdzać, które kraje uczestniczą w procedurze, co może ograniczać możliwości ekspansji. Dodatkowo, każdy kraj może stosować własne limity i warunki, co komplikuje planowanie działalności transgranicznej.

Kolejnym ograniczeniem jest konieczność prowadzenia szczegółowej ewidencji obrotów w podziale na kraje oraz składania regularnych deklaracji kwartalnych. Chociaż jest to prostsze niż pełna rejestracja VAT, nadal wymaga pewnego nakładu pracy administracyjnej.

Warto również pamiętać, że zwolnienie podmiotowe dotyczy tylko VAT, a nie innych podatków czy opłat, które mogą obowiązywać w poszczególnych krajach UE. Przedsiębiorcy muszą nadal analizować pełen obraz podatkowy swoich działań transgranicznych.

Najczęstsze pytania

Nie, numer identyfikacyjny EX mogą uzyskać tylko przedsiębiorcy mający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju UE uczestniczącego w procedurze SME. W Polsce o numer EX mogą ubiegać się podatnicy, którzy spełniają warunki do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT i planują prowadzić sprzedaż w innych krajach UE objętych procedurą SME.

Procedura uzyskiwania numeru identyfikacyjnego EX jest bezpłatna. Podatnicy nie ponoszą żadnych opłat za złożenie powiadomienia, rozpatrzenie wniosku ani nadanie numeru przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Jedynym kosztem może być ewentualne wsparcie doradcy podatkowego przy przygotowaniu dokumentów.

Numer identyfikacyjny EX jest ważny tak długo, jak podatnik spełnia warunki do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT w ramach procedury SME. Jego ważność może zostać utracona w przypadku przekroczenia limitów obrotowych, zmiany siedziby działalności, zaprzestania prowadzenia działalności lub rezygnacji ze zwolnienia.

Nie, numer identyfikacyjny EX można wykorzystywać tylko w krajach UE, które zdecydowały się na implementację procedury SME. Implementacja ma charakter dobrowolny, dlatego nie wszystkie państwa członkowskie uczestniczą w tym systemie. Przedsiębiorcy muszą sprawdzić, które konkretne kraje umożliwiają korzystanie ze zwolnienia w ramach procedury SME.

Przekroczenie limitu obrotowego w konkretnym kraju UE skutkuje utratą prawa do zwolnienia podmiotowego z VAT tylko w tym państwie. W pozostałych krajach, gdzie limit nie został przekroczony, podatnik może nadal korzystać ze zwolnienia. Konieczne jest jednak zarejestrowanie się jako podatnik VAT w kraju, gdzie limit został przekroczony, oraz prowadzenie tam standardowych rozliczeń VAT.