Koszty szkolenia pracowników na przełomie lat - rozliczenie

Szkolenia pracowników stanowią istotny element rozwoju każdej organizacji, jednak ich rozliczenie podatkowe i księgowe może budzić wątpliwości, szczególnie gdy przekraczają granice lat obrotowych. Prawidłowe podejście do tego zagadnienia wymaga znajomości zarówno przepisów Kodeksu pracy, jak i regulacji podatkowych oraz rachunkowych.

Zgodnie z artykułem 103 ustęp 3 Kodeksu pracy, pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe pracodawca może przyznać dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Ta regulacja stanowi podstawę prawną dla finansowania przez pracodawców różnorodnych form rozwoju zawodowego swoich zespołów.

Kwestia rozliczenia kosztów szkoleń obejmuje kilka kluczowych aspektów: powstanie przychodu po stronie pracownika, możliwość uznania wydatku za koszt podatkowy przez pracodawcę oraz właściwe odzwierciedlenie transakcji w księgach rachunkowych. Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, gdy szkolenie rozpoczyna się w jednym roku obrotowym, a kończy w następnym.

Aspekty podatkowe szkoleń w podatku dochodowym od osób fizycznych

Finansowanie szkoleń przez pracodawcę rodzi naturalne pytanie o konsekwencje podatkowe po stronie pracownika. Podstawą do oceny tej kwestii jest artykuł 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który definiuje przychody ze stosunku pracy.

Zgodnie z tym przepisem, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Katalog ten obejmuje wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona.

Kluczowym elementem oceny jest charakter finansowanego szkolenia. Finansowanie różnego rodzaju świadczeń, które gwarantują higieniczne i bezpieczne warunki pracy i służą jej organizacji, leży przede wszystkim w interesie pracodawcy. W takim przypadku pracownik korzysta z tych świadczeń w ramach wykonywania przypisanej pracy, jednak dla niego jest to korzyść niewychodząca na zewnątrz stosunku pracy i niestanowiąca dochodu będącego przedmiotem opodatkowania.

Wobec powyższego nie można mówić o powstaniu przychodu po stronie pracownika, gdy uczestnictwo w szkoleniach wpłynie korzystnie na funkcjonowanie pracownika w zakładzie pracy. Uczestnictwo przez pracownika w tych zajęciach przynosi korzyść zarówno jemu, jak i pracodawcy, co sprawia, że opłacenie przez pracodawcę szkoleń nie skutkuje powstaniem przychodu u pracownika.

Ograniczenia i warunki zwolnienia podatkowego

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 18 stycznia 2023 roku precyzyjnie określił zakres szkoleń objętych zwolnieniem podatkowym. Odnosi się to tylko do takich szkoleń, które związane są z bieżącym funkcjonowaniem podmiotu zatrudniającego, czyli szkoleń podnoszących posiadane kwalifikacje w sensie umiejętności wykonywania bieżącej pracy.

Artykuł 103 ustęp 3 Kodeksu pracy stanowi, że pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą pracodawca może przyznać dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Istotne jest, że prawa i obowiązki stron związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych powinny zostać określone w umowie zawartej na piśmie między pracownikiem a pracodawcą.

Szczególną regulacją jest artykuł 21 ustęp 1 punkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

Koszty podatkowe po stronie pracodawcy

Z punktu widzenia pracodawcy wydatki na szkolenia pracowników stanowią element kosztów pracowniczych i podlegają ujęciu w kategorii kosztów uzyskania przychodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki na szkolenia mają bowiem na celu podnoszenie kwalifikacji pracowników użytkujących przedmiotowe składniki majątku przedsiębiorstwa.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu wskazał w wyroku z 13 stycznia 2011 roku, że w odniesieniu do ponoszonych wydatków na usługi szkoleniowe będzie miała zastosowanie generalna zasada, zgodnie z którą koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia.

Wydatki na szkolenia pracowników będą stanowić koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, co oznacza, że pracodawca może je rozliczyć podatkowo w momencie faktycznego poniesienia wydatku. Ta zasada ma szczególne znaczenie przy planowaniu rozliczeń podatkowych i optymalizacji obciążeń fiskalnych przedsiębiorstwa.

Ewidencja księgowa kosztów szkoleń

Z punktu widzenia przepisów ustawy o rachunkowości poniesione przez pracodawcę wydatki na szkolenie pracowników odnoszą się do kosztów działalności operacyjnej. Właściwe ewidencjonowanie tych kosztów wymaga zastosowania odpowiednich kont księgowych i procedur rozliczeniowych.

Podstawowa ewidencja księgowa faktury za szkolenie pracowników w księgach pracodawcy przebiega według następującego schematu:

1. Zarejestrowanie zobowiązania wynikającego z faktury za szkolenie
2. Obciążenie odpowiednich kont kosztowych wartością szkolenia
3. Rozliczenie zobowiązania poprzez dokonanie płatności
4. Ewentualne rozliczenie kosztów w czasie przy wykorzystaniu rozliczeń międzyokresowych

Rozliczenia międzyokresowe przy szkoleniach na przełomie lat

W przypadkach gdy rozliczenie kosztów szkolenia odbywa się na przełomie dwóch lat obrotowych, wydatek należy rozliczyć w czasie z zastosowaniem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Ta procedura wynika z fundamentalnej zasady rachunkowości dotyczącej właściwego przyporządkowania kosztów do okresów, których dotyczą.

Zgodnie z artykuem 39 ustęp 1 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. W świetle artykułu 39 ustęp 3 tejże ustawy odpisy czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń.

Praktyczne księgowanie kosztów szkolenia pracowników rozliczanych w czasie obejmuje następujące etapy:

1. Zaksięgowanie faktury dokumentującej koszty szkolenia pracownika
2. Utworzenie rozliczenia międzyokresowego dla części kosztów dotyczącej przyszłych okresów
3. Systematyczne rozliczanie kosztów w okresach których dotyczą
4. Monitoring i kontrola prawidłowości rozliczeń

Przykład praktyczny: Przedsiębiorstwo ponosi w grudniu 2024 roku koszt szkolenia w wysokości 12 000 złotych, które będzie realizowane od stycznia do czerwca 2025 roku. W grudniu 2024 roku całość kosztu zostaje zaksięgowana na koncie kosztów, a następnie przeniesiona na czynne rozliczenia międzyokresowe. W okresie od stycznia do czerwca 2025 roku koszt jest systematycznie rozliczany w wysokości 2 000 złotych miesięcznie.

Szczegółowa procedura księgowania rozliczeń międzyokresowych

Procedura księgowania kosztów szkolenia z wykorzystaniem rozliczeń międzyokresowych wymaga zachowania określonej kolejności operacji księgowych. Pierwszym krokiem jest zaksięgowanie faktury dokumentującej koszty szkolenia pracownika na odpowiednich kontach kosztowych i rozrachunkowych.

Następnie dokonuje się rozliczenia kosztów szkolenia w czasie poprzez utworzenie czynnego rozliczenia międzyokresowego kosztów. Ta operacja polega na przeniesieniu części lub całości kosztu szkolenia na specjalne konto rozliczeniowe, z którego będzie systematycznie rozliczany w okresach których dotyczy.

Szczegółowy schemat księgowania obejmuje:

• Faktura dokumentująca koszty szkolenia: Wn konto Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, Ma konto Pozostałe rozrachunki
• Rozliczenie kosztów szkolenia w czasie: Wn konto Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, Ma konto Rozliczenie kosztów
• Przeniesienie kosztów do właściwego okresu: Wn konto Koszty zarządu, Ma konto Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów

Praktyczne aspekty wdrożenia systemu rozliczeń

Wdrożenie systemu rozliczeń kosztów szkoleń na przełomie lat wymaga opracowania wewnętrznych procedur i zasad postępowania. Kluczowe jest określenie kryteriów decydujących o konieczności zastosowania rozliczeń międzyokresowych oraz sposobu kalkulacji okresów rozliczeniowych.

Podstawowym kryterium jest ocena czy korzyści ze szkolenia będą odnoszone w okresach przyszłych w stosunku do momentu poniesienia kosztu. Jeśli szkolenie kończy się w tym samym roku obrotowym w którym rozpoczęto jego realizację, zazwyczaj nie ma potrzeby stosowania rozliczeń międzyokresowych.

Istotne jest także określenie metody rozliczania kosztów w czasie. Może to być metoda liniowa polegająca na równomiernym rozłożeniu kosztu na wszystkie okresy lub metoda proporcjonalna uwzględniająca różną intensywność korzystania z efektów szkolenia w poszczególnych okresach.

Organizacja systemu rozliczeń powinna uwzględniać:

• Procedury identyfikacji szkoleń wymagających rozliczenia w czasie
• Zasady kalkulacji okresów rozliczeniowych
• System monitoringu i kontroli prawidłowości rozliczeń
• Dokumentację uzasadniającą przyjęte rozwiązania
• Regularne przeglądy i aktualizacje procedur

Kontrola i monitoring rozliczeń międzyokresowych

Skuteczny system kontroli rozliczeń międzyokresowych kosztów szkoleń wymaga wdrożenia odpowiednich mechanizmów nadzoru i weryfikacji. Podstawowym elementem jest prowadzenie szczegółowej ewidencji wszystkich szkoleń podlegających rozliczeniu w czasie wraz z harmonogramami ich rozliczania.

Regularne przeglądy stanu rozliczeń międzyokresowych pozwalają na identyfikację ewentualnych nieprawidłowości i ich szybką korektę. Szczególną uwagę należy zwrócić na zgodność rzeczywistego przebiegu rozliczania z przyjętymi założeniami oraz na kompletność dokumentacji uzasadniającej zastosowane metody.

System kontroli powinien obejmować także weryfikację prawidłowości księgowania operacji związanych z rozliczeniami międzyokresowymi. Kontrola ta powinna być przeprowadzana zarówno na bieżąco jak i w ramach okresowych przeglądów systemu rachunkowości.

Przykład systemu kontroli: Miesięczne zestawienia wszystkich aktywnych rozliczeń międzyokresowych kosztów szkoleń z wyszczególnieniem kwot do rozliczenia w kolejnych okresach, porównanie z harmonogramami rozliczeń oraz analiza odchyleń. Dodatkowo kwartalny przegląd uzasadnienia biznesowego dla wszystkich długoterminowych rozliczeń szkoleń.

Najczęstsze pytania

Nie, rozliczenia międzyokresowego wymagają tylko te szkolenia których koszty poniesiono w jednym roku obrotowym a korzyści będą odnoszone w latach następnych. Jeśli szkolenie rozpoczyna się i kończy w tym samym roku obrotowym, koszt można w całości zaliczyć do kosztów tego roku.

Okres rozliczania powinien odpowiadać czasowi w którym przedsiębiorstwo będzie odnosić korzyści ze szkolenia pracownika. Może to być okres określony w umowie szkoleniowej, czas obowiązywania certyfikatu lub szacowany okres wykorzystywania nabytych umiejętności w pracy.

Nie, jeśli szkolenie związane jest z bieżącym wykonywaniem pracy i podnoszeniem kwalifikacji zawodowych potrzebnych do prawidłowego wykonywania obowiązków pracowniczych. Takie szkolenia nie stanowią przychodu podatkowego pracownika.

Pracodawca powinien zawrzeć z pracownikiem pisemną umowę określającą prawa i obowiązki stron związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Dodatkowo należy zachować faktury i inne dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów szkolenia.

Zgodnie z zasadami rachunkowości koszty powinny być przyporządkowane do okresów których dotyczą. Jeśli szkolenie przynosi korzyści w kilku latach obrotowych, jego koszt powinien być rozliczony proporcjonalnie do tych okresów przy użyciu rozliczeń międzyokresowych.